Ky 1

Phố biến kiến thức: Chinh phục Word 2007...(kỳ I)

Cho dù bạn ðã từng sử dụng qua bộ Microsoft Office 2003 hay các phiên bản trýớc ðây thì khi tiếp xúc với phiên bản Microsoft Office 2007 mới nhất này, bạn sẽ vẫn cứ “lúng ta lúng túng” nhý ngýời mới bắt ðầu.

Thật vậy, bộ Office 2007 là một sự “lột xác” cả về hình thức lẫn nội dung mà chắc chắn bạn sẽ phải tốn khá nhiều thời gian tìm hiểu về nó. Tuy nhiên khi ðã làm chủ ðýợc bộ phần mềm này rồi thì bạn sẽ cảm thấy công việc vãn phòng của mình trở nên nhẹ nhàng hõn trýớc nhiều vì bố cục chýõng trình ðýợc sắp xếp lại hợp lý, các công cụ hỗ trợ tự ðộng sẵn sàng giúp ðỡ bạn, những tính nãng mới ðáp ứng tốt hõn nhu cầu của bạn...

Làm quen với giao diện mới

Trong Word 2007, bạn sẽ không còn thấy các menu lệnh nhý phiên bản trýớc mà thay vào ðó là hệ thống “ribbon” với 3 thành phần chính: thẻ (Tab), nhóm (Group) và các nút lệnh (Command button). Các nút lệnh có liên quan ðến nhau ðýợc gom vào một nhóm, ví dụ nhý các nút chọn font, cỡ chữ, in ðậm, nghiêng, gạch chân... ðýợc gom vào nhóm Font. Nhiều nhóm có chung một tác vụ lại ðýợc gom vào trong một thẻ.

Bạn hãy ðể ý, ở góc trên bên tay trái có một nút hình tròn , nó có tên là Microsoft Office Button. Nhấn nút này sẽ xuất hiện một bảng lệnh týõng tự nhý menu File của phiên bản Word trýớc, bao gồm các lệnh: New, Open, Save, Print...

Quick Access Toolbar là thanh công cụ nằm cạnh nút Microsoft Office Button, giúp truy cập nhanh ðến những nút lệnh thýờng dùng. Bạn có thể nhấn chuột vào nút mũi tên ở cuối thanh và bổ sung thêm những nút lệnh bạn hay dùng khác vào thanh công cụ này bằng cách ðánh dấu chọn vào nó.

Sử dụng phím tắt ðể mở các thẻ, nút lệnh

Ngoài phýõng pháp nhấn chuột, bạn có thể sử dụng phím tắt ðể truy cập ðến các thẻ, nút lệnh một cách nhanh chóng. Rất ðõn giản, hãy giữ phím Alt trong 2 giây, lập tức xuất hiện các chữ cái trên các thẻ, bạn nhấn tiếp chữ cái trên thẻ nào mình muốn mở, thẻ ðó sẽ ðýợc kích hoạt. Bây giờ trên các nút lệnh lại xuất hiện một loạt chữ cái ðể bạn kích hoạt nó với cách týõng tự.

Tạo một tài liệu mới

Týõng tự nhý Word 2003, phím tắt ðể tạo một tài liệu mới trong Word 2007 là Ctrl+N. Cách khác: Nhấn chuột vào Microsoft Office Button , chọn New, nhấn ðúp chuột vô mục Blank document.

Tạo một tài liệu mới từ mẫu có sẵn: Nhấn Microsoft Office Button , chọn New. Nhấn Installed Templates, sau ðó chọn một mẫu ðã cài vào máy hay chọn một mẫu từ Microsoft Office Online (yêu cầu có kết nối Internet ðể tải về). Nhấn nút Create ðể tạo một tài liệu mới từ mẫu ðã chọn.

Mở tài liệu có sẵn trên máy

Týõng tự nhý Word 2003, phím tắt mở tài liệu có sẵn là Ctrl+O. Bạn cũng có thể vào Microsoft Office Button , chọn Open.

Lýu tài liệu

Phím tắt ðể lýu tài liệu là Ctrl+S (giống Word 2003). Cách khác: Nhấn Microsoft Office Button , chọn Save.
Nếu file tài liệu này trýớc ðó chýa ðýợc lýu lần nào, bạn sẽ ðýợc yêu cầu ðặt tên file và chọn nõi lýu.
Ðể lýu tài liệu với tên khác (hay ðịnh dạng khác), bạn nhấn Microsoft Office Button , chọn Save As (phím tắt F12, týõng tự nhý Word 2003).

Mặc ðịnh lýu tài liệu dạng Word 2003 trở về trýớc

Mặc ðịnh, tài liệu của Word 2007 ðýợc lýu với ðịnh dạng là *.DOCX, khác với *.DOC mà bạn ðã quen thuộc. Với ðịnh dạng này, bạn sẽ không thể nào mở ðýợc trên Word 2003 trở về trýớc nếu không cài thêm bộ chuyển ðổi. Ðể týõng thích khi mở trên Word 2003 mà không cài thêm chýõng trình, Word 2007 cho phép bạn lýu lại với ðịnh dạng Word 2003 (trong danh sách Save as type của hộp thoại Save As, bạn chọn Word 97-2003 Document).

Muốn Word 2007 mặc ðịnh lýu với ðịnh dạng của Word 2003, bạn nhấn Microsoft Office Button , chọn Word Options ðể mở hộp thoại Word Options. Trong khung bên trái, chọn Save. Tại mục Save files in this format, bạn chọn Word 97-2003 Document (*.doc). Nhấn OK.

Trong Word 2003 cũng có tính nãng mặc ðịnh lýu theo một ðịnh dạng nào ðó (dĩ nhiên không có ðịnh dạng của Word 2007). Ðể truy cập tính nãng týõng ứng trên Word 2003, bạn vào menu Tools > Options > thẻ Save > chọn ðịnh dạng trong mục Save Word files as > OK.

Giảm thiểu khả nãng mất dữ liệu khi chýõng trình bị ðóng bất ngờ

Ðể ðề phòng trýờng hợp treo máy, cúp ðiện làm mất dữ liệu, bạn nên bật tính nãng sao lýu tự ðộng theo chu kỳ. Cũng trong hộp thoại Word Options, chọn mục Save ở bên trái, ðánh dấu check vào Save AutoRecover information every, sau ðó nhập số phút tự ðộng lýu vào ô bên cạnh. Nhấn OK.

Lýu tài liệu với ðịnh dạng PDF/XPS

Một tính nãng mới có trong Word 2007 là khả nãng lýu tài liệu với dạng file *.PDF và *.XPS. Có lẽ bạn ðã khá quen thuộc với ðịnh dạng PDF. Còn XPS? Týõng tự PDF, XPS (XML Paper Specification) là loại file ðiện tử có bố cục cố ðịnh, ðảm bảo khi file ðýợc xem trên mạng hay ðem in nó vẫn giữ lại chính xác các phần ðịnh dạng bạn cần, dữ liệu trong file không dễ thay ðổi.

Ðể lýu hoặc xuất sang ðịnh dạng PDF/XPS, trýớc hết bạn cần cài ðặt thêm phần hỗ trợ Microsoft Save as PDF or XPS cho hệ thống Office 2007: truy cập vào http://r.office.microsoft.com/r/rlidMSAddinPDFXPS hay http://tinyurl.com/y32j78 và làm theo hýớng dẫn trong ðó ðể cài ðặt.

Cài xong bạn có thể lýu tài liệu lại với dạng PDF/XPS bằng cách nhấn Microsoft Office Button , chọn Save As, chọn PDF or XPS.

Phóng lớn / thu nhỏ tài liệu

Có lẽ bạn ðã khá quen thuộc với hộp Zoom trên thanh công cụ Standard của Word 2003, nó giúp phóng to hay thu nhỏ tài liệu với nhiều tùy chọn. Còn trên Word 2007, công cụ này nằm ở ðâu? Bạn hãy ðýa mắt xuống góc dýới bên phải cửa sổ, trên thanh trạng thái sẽ thấy thanh trýợt Zoom . Bạn chỉ việc kéo thanh trýợt qua phải ðể phóng lớn hay qua trái ðể thu nhỏ tài liệu.

Xác lập chế ðộ phóng lớn / thu nhỏ ðặc biệt

Trong thẻ View, nhóm Zoom, nhấn 100% ðể ðýa tài liệu về ðúng kích cỡ của nó. Cũng trong nhóm Zoom, nút One Page cho phép bạn hiển thị vừa ðúng 1 trang trên màn hình, nút Two Pages hiển thị ðúng 2 trang, còn Page Width là chế ðộ Zoom mà chiều rộng trang vừa với chiều rộng màn hình. Nhấn nút Zoom sẽ cho nhiều tùy chọn hõn nữa.

Xem tài liệu ở chế ðộ Full Screen Reading

Ở Word 2003, bạn có thể xem tài liệu giống nhý xem sách (2 trang ðối diện nhau, và chiều rộng màn hình ðýợc tận dụng tối ða ðể có thể ðọc và ghi chú vào tài liệu một cách dễ dàng). Cách thực hiện: vào menu View – Reading Layout.

Ðối với Word 2007, công cụ này nằm ở thẻ View, nhóm Document Views, mục Full Screen Reading. Khi ở chế ðộ Full Screen Reading, nhấn phím mũi tên ở góc dýới của trang ðể di chuyển qua lại giữa các trang. Nhấn ESC ðể trở về chế ðộ Print Layout. Cũng trong nhóm Document Views bạn có thể chọn nhiều chế ðộ hiển thị khác nhý Web Layout, Outline, Draft.

Thanh thýớc kẻ (Ruler) ðâu mất rồi?

Thýớc kẻ dọc và ngang rất tiện lợi cho bạn canh chỉnh, thế nhýng trong phiên bản Word 2007 này hình nhý Microsoft ðã loại bỏ nó rồi? Không phải vậy, cũng nhý Word 2003 cho phép bạn tùy ý bật tắt thanh Ruler (menu View – Ruler), trong phiên bản 2007, chức nãng này ðã ðýợc ðýa vào thẻ View, nhóm Show/Hide. Bạn chỉ việc ðánh dấu check vào mục Ruler ðể cho nó hiện lên lại.

Một cách khác ðể cho thýớc kẻ hiện ra là nhấn chuột vào nút View Ruler ở phía trên thanh cuộn dọc.

Nếu thực hiện cách này mà bạn chỉ thấy có mỗi thýớc kẻ ngang xuất hiện, không thấy thýớc kẻ dọc ðâu cả, hãy làm thêm býớc sau ðể bật thýớc kẻ dọc lên: Nhấn Microsoft Office Button , nhấn tiếp Word Options. Trong hộp thoại xuất hiện, ở khung bên trái chọn Advanced. Kéo thanh trýợt ở khung bên phải xuống dýới nhóm Display, ðánh dấu chọn hộp kiểm Show vertical ruler in Print Layout view. Nhấn OK

Lýu ý: Bạn phải xem tài liệu ở chế ðộ Print Layout thì mới hiện ðủ ðýợc các thanh thýớc kẻ.

Duyệt tài liệu ở chế ðộ hình thu nhỏ (Thumbnails)

Chế ðộ này rất hữu ích nếu trong tài liệu của bạn có quá nhiều trang vì nó cho bạn một cái nhìn tổng thể về các trang, và bạn có thể nhảy nhanh ðến một trang bất kỳ.

Trong thẻ View, nhóm Show/Hide, bạn ðánh dấu check vào hộp kiểm Thumbnails. Lập tức bên trái cửa sổ xuất hiện một khung chứa hình thu nhỏ của các trang trong tài liệu, kèm theo số trang ở bên dýới. Bạn nhấn chuột vào một trang ðể nhảy ðến trang ðó.

Thay ðổi xác lập lề trang

Trong Word 2003, ðể thay ðổi những xác lập trang, bạn vào menu File – Page Setup. Còn trong Word 2007 thì sao? Các xác lập trang giấy nằm trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup.

- Ðể thay ðổi lề trang, nhấn nút Margins, một menu xổ xuống cho bạn chọn những kiểu lề trang mình thích (mỗi kiểu lề ðều có ghi chú thông số bên cạnh, ví dụ kiểu Normal thì lề trên, dýới, trái, phải ðều cách mép giấy 1 inch...).

- Nếu nhý các thông số lề trang bạn muốn xác lập không có sẵn trong danh sách, hãy nhấn Custom Margins ở cuối menu, sau ðó tự mình nhập vào thông số mới.

Hiển thị các lề trang

Nhấn Microsoft Office Button , nhấn tiếp Word Options. Trong hộp thoại xuất hiện, ở khung bên trái nhấn Advanced, khung bên phải kéo thanh trýợt xuống nhóm Show document content và ðánh dấu check vào hộp kiểm Show text boundaries. Nhấn OK.

Các lề trang sẽ xuất hiện trong tài liệu dýới dạng ðýờng ðứt nét.

Trong Word 2003, bạn có thể thực hiện chức nãng týõng ứng bằng cách vào menu Tools – Options > thẻ View > ðánh dấu check mục Text boundaries trong nhóm Print and Web Layout options > OK.

Chọn hýớng giấy cho toàn bộ tài liệu

Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn nút Orientation và chọn một trong hai kiểu là Portrait (trang dọc) hoặc Landscape (trang ngang).

Xác lập trang dọc và trang ngang trong cùng một tài liệu

- Dùng chuột quét chọn các ðoạn vãn bản mà bạn muốn thay ðổi sang hýớng dọc hoặc ngang.
- Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn nút Margins.
- Nhấn Custom Margins, chọn tiếp Portrait (trang dọc) hoặc Landscape (trang ngang) trong mục Orientation.
- Trong mục Apply to, chọn Selected text. Nhấn OK.

Thay ðổi cỡ giấy

Nếu muốn thay ðổi kích cỡ trang giấy, trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, bạn nhấn nút Size. Menu xổ xuống cho bạn chọn một trong các cỡ giấy có sẵn nhý: Letter, A4, A5, A6, Postcard...

Muốn xác lập một cỡ giấy ðặc biệt không có trong danh sách, bạn chọn More Paper Sizes ở cuối menu và nhập vào chiều rộng (Width), chiều cao (Height) mình thích.

Khắc phục hiện týợng: Lề trên bị biến mất

Khi bạn xem tài liệu ở chế ðộ Print Layout, ðiểm chèn nằm ở sát góc trên bên trái trang, giống nhý là không có lề trên vậy. Cách khắc phục:

1. Khi lề trên hoặc lề dýới không hiển thị, bạn ðýa con trỏ chuột ðến lề trên hoặc l ề dýới của trang cho ðến khi con trỏ biến thành mũi tên hai ðầu rồi nhấn ðúp chuột vào.
2. Lề trên và lề dýới giờ ðây ðã ðýợc hiển thị.

Một cách khác ðể khắc phục hiện týợng bị mất lề trên:

- Trong thẻ View, nhóm Document Views, ðảm bảo rằng nút Print Layout ðang ðýợc chọn.
- Nhấn Microsoft Office Button , nhấn tiếp Word Options.
- Trong khung bên trái, chọn Display.
- Ở khung bên phải, dýới nhóm Page display options, ðánh dấu chọn mục Show white space between pages in Print Layout view. Nhấn OK.

Khác với Word 2007 phải nhấn ðúp chuột, trong Word 2003 ðể hiển thị lại lề trên, bạn ðýa con trỏ chuột ðến lề trên hoặc lề dýới của trang cho ðến khi con trỏ biến thành mũi tên hai ðầu rồi nhấn một lần chuột trái vào.

Chèn Header, Footer cho toàn bộ tài liệu

Trong Word 2003, ðể chèn Header hay Footer vào tài liệu, chúng ta vào menu View – Header and Footer. Còn trong Word 2007, tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer.

Một menu xổ xuống với các Header, Footer mẫu cho bạn chọn. Kế ðến bạn nhập nội dung cho Header hay Footer ðó. Nhập xong nhấn ðúp chuột vào vùng nội dung của trang, lập tức Header / Footer sẽ ðýợc áp dụng cho toàn bộ trang của tài liệu.

Thay ðổi Header / Footer cũ bằng Header / Footer mới

Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer. Sau ðó chọn lại một Header / Footer mới ðể thay cho Header / Footer hiện tại.

Không sử dụng Header / Footer cho trang ðầu tiên

Tại thẻ Page Layout, bạn nhấn chuột vào nút góc dýới phải của nhóm Page Setup ðể mở hộp thoại Page Setup. Kế ðến mở thẻ Layout ra. Ðánh dấu kiểm mục Different first page bên dýới mục Headers and footers. Nhấn OK.

Vậy là Header / Footer ðã ðýợc loại bỏ khỏi trang ðầu tiên của tài liệu.

Trong Word 2003, bạn cũng có thể loại bỏ Header / Footer cho trang ðầu tiên bằng cách vào menu File – Page Setup > chọn thẻ Layout > ðánh dấu check Different first page > OK.

Áp dụng Header / Footer khác nhau cho trang chẵn và trang lẻ

Tại thẻ Page Layout, bạn nhấn chuột vào nút góc dýới phải của nhóm Page Setup ðể mở hộp thoại Page Setup. Kế ðến mở thẻ Layout ra. Ðánh dấu kiểm mục Different odd and even bên dýới mục Headers and footers. Nhấn OK.

Bây giờ bạn có thể chèn Header / Footer cho các trang chẵn trên một trang chẵn bất kỳ, chèn Header / Footer cho các trang lẻ trên một trang lẻ bất kỳ.

Trong Word 2003, bạn cũng có thể thực hiện týõng tự bằng cách vào menu File – Page Setup > chọn thẻ Layout > ðánh dấu check Different odd and even > OK.

Thay ðổi nội dung của Header / Footer

Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer. Kế ðến chọn Edit Header / Edit Footer trong menu xổ xuống ðể chỉnh sửa nội dung của Header / Footer. Trong khi chỉnh sửa bạn có thể ðịnh dạng lại font chữ, kiểu chữ, màu sắc... cho tiêu ðề Header / Footer bằng cách chọn chữ và sử dụng thanh công cụ Mini xuất hiện bên cạnh.

Chỉnh sửa xong bạn nhấn ðúp chuột ra ngoài vùng nội dung của trang tài liệu.

Xóa Header / Footer

Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer. Kế ðến chọn Remove Header / Remove Footer trong danh sách xổ xuống.

Tạo Header / Footer khác nhau cho các vùng khác nhau của tài liệu

- Trýớc tiên, bạn cần tạo các ngắt vùng ðể phân chia các vùng trong tài liệu. Nhấn chuột vào vị trí muốn ðặt một vùng mới. Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn nút Breaks và chọn một kiểu ngắt vùng phù hợp trong Section Breaks, ví dụ Continuous (chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ hõn về ngắt trang / ngắt vùng ở những bài viết sau).
- Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn chuột vào nút Header hay Footer. Kế ðến chọn Edit Header / Edit Footer ðể chỉnh sửa nội dung cho Header / Footer.
- Trên thẻ Header & Footer, nhóm Navigation, nếu thấy nút Link to Previous ðang sáng thì nhấn vào nút này một lần nữa ðể ngắt kết nối giữa Header / Footer trong vùng mới này với vùng trýớc ðó. Bạn sẽ thấy mục Same as Previous ở góc trên bên phải của Header / Footer biến mất.
- Sau ðó bạn chỉnh sửa Header / Footer cho vùng mới này và yên tâm rằng những Header / Footer của các vùng trýớc ðó không bị thay ðổi theo.

(Theo Nguyễn Hồng Phúc/e-CHÍP)