Tuy chinh menu trong Office 2007

Tùy chỉnh Menu trong Office 2007

Giao diện Ribbon mới của Office 2007 ðã bỏ ði những menu quen thuộc File, Edit, … và các thanh công cụ truyền thống của những dòng Office trýớc. Thay vào ðó là các nhóm biểu týợng, nhóm tuỳ chọn, và menu sổ dọc kiểu khác, gây lạ lẫm cho nhiều ngýời khi lần ðầu tiên mở Word, Excel, PowerPoint. Giao diện này không lấy cảm hứng từ các phiên bản Office truyền thống trýớc kia mà hoàn toàn ðổi mới, một tập hợp các lệnh và tuỳ chọn không thể ðýợc tuỳ biến bên trong bản thân ứng dụng.

Microsoft nói rằng một cuộc khảo sát do hãng tiến hành cho thấy kết quả chỉ một lýợng phần trãm rất nhỏ ngýời dùng Office chỉnh sửa giao diện. Thêm vào ðó, một giao diện không thay ðổi ðýợc có thể sắp xếp hợp lý, phân dòng các cuộc gọi, tạo ðiều kiện thuận lợi hõn cho trung tâm trợ giúp giúp ðỡ ngýời sử dụng. Mặc dù vậy, ngýời dùng Office chuyên nghiệp lại ðang ðýa ra những lời phàn nàn về khả nãng tuỳ biến ứng dụng Office 2007 từ sau khi giao diện mới ðýợc phát hành.

Nắm bắt cõ hội, một số hãng phần mềm thuộc nhóm thứ ba ðã tung ra những sản phẩm mà hoặc là thay thế, hoặc là nâng cao giao diện Ribbon ở một số ứng dụng Office 2007. Chúng ta sẽ xem xét ba trong số các chýõng trình ðó.

Classic Menu thêm một tab với ðầy ðủ các menu Office 2003 (ðýợc tổ chức rất giống nhất với ứng dụng Office 2003 quen thuộc) mặc dù nó không thể tuỳ biến ðýợc. ToolbarToggle có thể tuỳ biến giống nhý các menu và thanh toolbar của Office 2003. Bạn có thể dùng chýõng trình này thay cho giao diện Ribbon của Office 2007 (hoặc sử dụng phối hợp cả hai).

Hai sản phẩm trên ðýợc thiết kế nhằm giảm bớt khoảng cách giữa Office 2007 và các dòng Office cũ. Nếu doanh nghiệp của bạn do dự khi nâng cấp lên Office 2007 vì lý do có thể ngýời dùng phải mất thời gian làm quen với những cái mới thì việc sử dụng các thanh công cụ tựa Office 2003 trong ứng dụng Office 2007 sẽ tạo ra býớc chuyển hoàn hảo.

Chýõng trình thứ ba chúng ta xem xét tới ở ðây không ðýa giao diện Ribbon trở lại hình dáng của Office 2003. Thay vào ðó RibbonCustumizer ðýợc thiết kế ðể tuỳ biến giao diện Ribbon của Office 2007 theo ý riêng của bạn. Bạn hoàn toàn có thể tuỳ biến các thanh toolbar giống nhý ở phiên bản Office trýớc.

Nếu là ngýời dùng chuyên nghiệp, muốn Office 2007 ðýợc sắp xếp theo ý mình thì chýõng trình này sẽ lấy ðýợc quyền ðiều khiển Ribbon từ tay Microsoft cho bạn.

Trở lại với Classic Menu cho Office 2007

Cài ðặt Classic Menu của Addintools khá ðõn giản: chỉ cần chọn vị trí cho tab mởi ở bên trái cùng hoặc phải cùng của các tab ðã tồn tại, sau ðó Word, Excel, PowerPoint sẽ ðặt vào một tab mới (gọi là Menu) cung cấp một tập hợp thực ðõn giống nhý ở Office 2003.

Trên menu này bạn sẽ thấy có tuỳ chọn “All”, hoạt ðộng nhý một thực ðõn drop-down (thực ðõn sổ dọc) của tất cả các lệnh mức ðầu tiên (File, Edit, View…) cùng với menu chính của Word 2003. Týõng ứng với mỗi lệnh sẽ có một thực ðõn con chứa các lệnh còn lại. Các ðối týợng thực ðõn khác trên tab Menu lặp lại những tuỳ chọn này nhýng ðýợc hiển thị theo chiều ngang.

Classic Menu thêm các thực ðõn Office 2003 vào ứng dụng Office 2007

Một số lệnh mới trong Office 2007 nhý File > Publish ở Word 2007 cũng ðýợc ðặt một cách logic trên các thanh thực ðõn, thông thýờng ở cuối danh sách sổ dọc.

Classic Menu ðýợc thực thi nhý là một tab Ribbon mới, vì thế nó không gây cản trở với mã ngầm của Word, Excel hay PowerPoint. Khi bạn di chuột lên menu mức ðầu (File, Edit…), bạn sẽ thấy danh sách các lệnh sử dụng biểu týợng Office 2007.

Nhýng không phải tất cả các lệnh và các tuỳ chọn ðều giống hoàn toàn nhý ở Office 2003. Vẫn xuất hiện một số ðiểm khác nhau nho nhỏ: thực ðõn View có lệnh “Header_Footer” thay vì “Header and Footer”. Một số ðiểm khác nhau khá kỳ quặc: Lệnh Tools > Macro > Macros trong Word 2003 trở thành Tools > Code > Macros trong Classic Menu ở Word 2007. Một ðiểm gây chú ý không có trong Word 2003. hai lệnh Page Setup trên menu File, một ðể mở hộp thoại và một ðể mở menu con của các lệnh setup (thiết lập).

Bạn không thể thay ðổi tuỳ chọn trong Classic Menu. Chýõng trình tự cài ðặt tab mới và bạn chỉ có một việc là cứ thế mà sử dụng.

Nhýng có một tuỳ chọn khác có thể bạn muốn dùng: Thêm tab Menus mới vào Quick Acess Toolbar (thanh công cụ tra cứu nhanh) và sau ðó ẩn giao diện Ribbon ði. Ðiều này cho phép bạn gọi tất cả các lệnh từ biểu týợng QAT mà không bị phân tâm bởi Ribbon.

Classic Menu là công cụ hỗ trợ ðắc lực nhất giúp bạn trở về cấu trúc menu cũ với các lệnh yêu thích quen thuộc. Nhýng xin nhớ rằng ðừng mong ðợi sử dụng ðýợc tất cả tổ hợp phím tắt của Office 2003. Ví dụ, trong các ứng dụng Office 2003, bạn có thể sử dụng tổ hợp phím Alt+F ðể mở menu File, nhýng trong Office 2007 tổ hợp phím này cũng có chức nãng mở nút Office (nút trái cùng ở trên ðầu vãn bản), không phải là mở menu File ở Classic Menu.

Bạn có thể dùng phím tắt ðể tới ðýợc các thực ðõn, nhýng chúng hõi khác một chút so với Office 2003. Và các ‘phím tắt’ này thýờng sử dụng nhiều tổ hợp phím hõn. Ở Windows 2003, nếu bạn ấn Alt+A (ðể mở menu Table), sau ðó là I (ðể chọn chức nãng Insert từ menu sổ dọc) và cuối cùng là T thì một bảng mới sẽ ðýợc chèn vào vãn bản.

Trong Classic Menu ở Office 2007, tổ hợp phím tắt phức tạp hõn một chút: Alt + Q (ðể mở tab Menus trên Ribbon), rồi A, 1 (chữ A, sau ðó ấn số 1 ðể chọn lệnh Table ở menu top ðầu), tiếp ðến ấn phím xuống (cho lệnh Table tiếp theo), phím sang phải (ðể mở menu mức tiếp theo) và cuối cùng là I (cho lệnh Insert) - dýờng nhý không ðýợc “tắt” cho lắm!

Giá của Classic Menu cho cả bộ “Office 2007” là 30 ðô la. Nếu sử dụng lẻ cho từng ứng dụng Word, Excel, PowerPoint thì bạn sẽ phải bỏ ra 16 ðô la cho từng ứng dụng.

Nếu xét về mặt giá cả thì ToolbarToggle có lợi thế hõn Classic Menu. Nó cho phép bạn tự ðiều chỉnh các menu. Tuy nhiên Classic Menu có hai cải tiến mà ở ToolbarToggle không có: có thể týõng thích cho cả PowerPoint và gộp các lệnh Office 2007 trên menu của mình, một biến ðổi bạn không thể thực hiện ðýợc trên menu của ToolbarToggle. Nhýng nếu bạn thích thú với các menu bổ sung týõng tự nhý Office 2003, phiên bản miễn phí của RibbonCustomizer có thể là tất cả những gì bạn cần.

Classic Menu cho Office 2007
(Phiên bản 2.1.8.347)

Hãng: Addintools
Giá cả: 29,95 ðô la; bản riêng lẻ cho Word, Excel, PowerPoint là 15,99 ðô la cho từng ứng dụng; 15 ngày dùng thử nghiệm miễn phí.
Hỗ trợ: Excel, PowerPoint và Word trong tất cả ngôn ngữ có trong Microsoft Office 2007.
Yêu cầu hệ ðiều hành: Microsoft Windows XP/2003/Vista


Tuỳ biến với ToolbarToggle

ToolbarToggle của Venture Architects Labs hýớng tới ðối týợng ngýời dùng chuyên nghiệp, những ngýời muốn sử dụng các tính nãng nâng cao của Office 2007 với các thanh toolbar quen thuộc và khả nãng tuỳ biến của Office 2003. Ẩn giao diện Ribbon tiêu chuẩn và ðặt ToolbarToggle lên ðầu màn hình của mình, bạn sẽ có cảm giác nhý ðang thực sự làm việc với Office 2003. Hoặc bạn có thể dùng phối hợp cả Ribbon và ToolbarToggle, khai thác những thứ tốt nhất mà cả hai có thể ðem lại.

Chýõng trình hoạt ðộng nhý một công cụ bổ sung cho Word và Excel 2007, còn với PowerPoint thì hãng sản xuất hứa sẽ cung cấp trong vòng 45 ngày tới. Không giống nhý Classic Menu, bạn có thể tuỳ biến ToolbarToggle giống hệt nhý với các thanh công cụ ở Office 2003. Bạn có thể thêm nút, dùng chuột ‘kéo và thả’ ðể sắp xếp lại nút hay toolbar, rút một toolbar ra và ðể nó nổi ở bất cứ vị trí nào bạn thích, thậm chí là ghi lại macro và gán chúng thành một menu toolbar hoặc một nút

ToolbarToggle nằm bên dýới giao diện Ribbon trong Excel 2007

Các thanh công cụ ðịnh nghĩa sẵn của Office 2003 không ðýợc hỗ trợ, ngoại trừ Standard và Formatting. Nếu bạn muốn có một thanh công cụ khác nhý Reviewing chẳng hạn, bạn sẽ phải tự tạo nó cho mình. Ngoài ra ToolbarToggle chỉ tập trung nghiêm ngặt vào Office 2003. Các lệnh mới ðýợc giới thiệu trong Office 2007 (ví dụ nhý Insert QuickPart, Insert Signature Line, File Prepare và File Publish trong Windows 2007) không thể ðýợc thêm vào menu.

Giống nhý Classic Menu, phím tắt trong ToolbarToggle không giống hoàn toàn nhý ở Office 2003. Ví dụ, bạn không thể ấn Alt+A ðể hiển thị các tuỳ chọn của menu Table trong Word từ menu Table của ToolbarToggle. Các phím tắt vẫn hoạt ðộng, nhý Alt+A,I,T sẽ chèn một bảng vào vãn bản vì chúng ðýợc biên dịch bởi Ribbon chứ không phải ToolbarToggle. Nhýng không có phím gia tốc (tức phím tắt nhanh nhất) ðể ðýa bạn vào bên trong hệ thống menu của ToolbarToggle. Vì thế bạn phải dùng các phím lên/xuống/phải/trái ðể di chuyển ðến nó.

Sau khi ðã vào bên trong menu ToolbarToggle, quá trình dịch chuyển ðể tới menu tiêu chuẩn (thông qua các phím lên/xuống/phải/trái) hoạt ðộng một cách hoàn hảo nhý ở những phiên bản trýớc. Vấn ðề ở ðây ðõn giản là không thể di chuyển ðến menu ToolbarToggle bằng phím tắt hay tổ hợp phím tắt.

Nếu nhý ðang cố gắng tự dứt mình trýớc các thanh công cụ của Office 2003, có lẽ bạn nên cài ðặt phiên bản “Life” của ToolbarToggle với giá 20 ðô la cho cả bộ. Giống nhý Classic Menu, Life tự cài ðặt nhý một tab mới trên Ribbon và cung cấp các lệnh toolbar ðýợc dùng phổ biến nhất theo kiểu ðịnh dạng giống nhý một bản sao của Office 2003. Và cũng giống nhý Classic Menu, phiên bản Life không thể ðýợc chỉnh sửa. Thực tế, có thể bạn sẽ muốn khởi ðầu với phiên bản ðầy ðủ và tuỳ biến nó ðể trông nhý môi trýờng Office 2003 cũ quen thuộc, sau ðó giới thiệu cả Ribbon, cuối cùng kết thúc với phiên bản ðầy ðủ của ToolbarToggle và dùng tab menu Life trên Ribbon. Sau khi thực hiện sự chuyển ðổi, bạn có thể nói lời tạm biệt với Life.

Nếu muốn tự giúp mình hay ngýời dùng của mình thích ứng với Office 2007 thông qua một công cụ trợ giúp, bổ sung các menu quen thuộc của Word và Excel 2003, hoặc nếu ngýời dùng chuyên nghiệp trong doanh nghiệp của bạn phàn nàn về việc thiếu các chức nãng tuỳ biến ở Office 2007, ToolbarToggle là một lựa chọn tốt.

ToolbarToggle
(Phiên bản 2.0.0.4)

Hãng: Venture Architects Labs
Giá: 19.95 ðô la (gồm cả phiên bản Lite; có một số bản khuyến mãi); 10 ngày thử nghiệm miễn phí.
Hỗ trợ: Excel và Word; PowerPoint sẽ ðýợc hỗ trợ trong thời gian gần. Phiên bản Lite hỗ trợ tất cả các ngôn ngữ có trong Microsoft Windows. Các menu của phiên bản ðầy ðủ chỉ có ở dạng tiếng Anh.
Yêu cầu: Bất kỳ nền tảng Windows nào Office 2007 hỗ trợ.


Ngýng dùng Ribbon 2007: RibbonCustomizer Pro (phiên bản v1.1 beta)

Quả thực là Office 2007 cho phép bạn thêm các lệnh mới vào Quick Access Toolbar ở ðầu cửa sổ ứng dụng, nhýng không kết hợp các ðiểm nâng cao ở giao diện ðồ hoạ Ribbon với khả nãng sử dụng dễ dàng lệnh yêu thích quen thuộc ở vị trí bạn muốn (và không loại bỏ ðýợc một số lệnh có khi không bao giờ dùng ðến).

RibbonCustomizer của Patrick Schmid hoạt ðộng bên trong các ràng buộc riêng của Ribbon ðể cho phép bạn hiển thị biểu týợng, lệnh trên tab ðã tồn tại hoặc trên bất kỳ tab mới nào bạn muốn tạo. Bạn có thể xoá một nhóm lệnh không sử dụng trên tab Ribbon (có thể phục hồi lại sau), chèn một nhóm từ một tab vào bất kỳ một tab khác, thêm nhóm tự chọn hoặc lệnh riêng vào, sắp xếp lại các nhóm biểu týợng và lệnh phổ biến. Ðó là một giải pháp “nằm trong tay” dành cho ngýời dùng doanh nghiệp.

Giao diện dễ sử dụng ðủ ðõn giản cho tất cả mọi ðối týợng hiểu. Nhýng nếu bạn cần biết thêm một số tính nãng nâng cao khác, có thể tham khảo phần hýớng dẫn trên website của công ty sản xuất. Ðầu tiên họ sẽ cung cấp cho bạn một video giới thiệu, cung cấp các khái niệm cõ bản nhất. Sau ðó sẽ là một tập hợp những lời chỉ dẫn, giải thích giới hạn.

Tôi ðã dùng RibbonCustomizer ðể thay ðổi một số thuộc tính Ribbon. Bắt ðầu rất ðõn giản, ðặt chức nãng kiểm tra ngữ pháp vào tab Home. Ðó là hiện týợng khá bình thýờng, nhýng cho ðến nay nó gây cho tôi khó chịu thực sự. Một số giải pháp ðýợc ðýa ra: a) Thay ðổi tab; b) Nhớ tổ hợp phím tắt; hoặc c) Thêm một biểu týợng vào Quick Access Toolbar.

Trong vòng chýa ðầy 6 phút (gồm cả thời gian xem video hýớng dẫn), tôi ðã copy thành công nhóm Proofing Tools từ tab Review vào tab Home. Trong vòng 5 phút tiếp theo (gồm cả thời gian ðọc hýớng dẫn trực tuyến), tôi biết cách tạo một nhóm mới mà chỉ ðặt chức nãng Spell Check (kiểm tra ngữ pháp) ra từ nhóm Proofing Tools.

Hầu hết thao tác tôi ðều thực hiện với các file text, nhýng ðôi khi tôi cũng làm với các tập quảng cáo và cũng có ðýợc sự kết hợp các công cụ mong muốn ở mức trọn vẹn. Các công cụ này vốn ðýợc ðể rải rác ở một vài tab trong Word 2007.

Býớc 1: Ðặt tên cho tab và chọn nhóm cho nó

Býớc 2: Tạo một nhóm tuỳ biến bên trong tab bằng cách chọn các lệnh

Nhý bạn ðã thấy, việc thêm vào nhóm chức nãng kiểm tra ngữ pháp khá dễ dàng. Bởi vậy chúng ta sẽ chuyển sang býớc tiếp theo và tạo một tab nhánh mới, cung cấp cho nó hai nhóm ðịnh nghĩa sẵn và các nhóm tuỳ biến theo lựa chọn của ngýời dùng với những lệnh riêng từ tập hợp lệnh ðầy ðủ của RibbonCustomizer.

Danh sách hoàn chỉnh các lệnh theo thứ tự alphabe, nhýng bạn cũng có thể dùng hộp search (tìm kiếm) ðể thu hẹp nó. Bạn có thể tạo lệnh “large” (hiển thị biểu týợng lớn với phần chữ phía dýới có chiều cao ðầy ðủ của Ribbon) hoặc “normal” (chỉ ở dạng text hoặc dạng text với một biểu týợng nhỏ). Với các lệnh riêng bạn có thể thêm vào thanh phân tách ðể tạo cho nhóm có tính chất tổ chức hõn.

Tab Brochures mới tự tuỳ biến của tôi có dạng nhý bên dýới:

Kết quả cuối cùng: tab Brochures ðýợc tuỳ biến hoàn toàn.

Khả nãng tuỳ biến với RibbonCustomizer là không giới hạn. Nhýng bạn không thể thay ðổi ðýợc các ðối týợng bên trong nhóm ðã ðịnh nghĩa sẵn. Ví dụ nhý, bạn không thể loại bỏ nút superscript (chỉ số trên) trong nhóm Fonts mà bạn không bao giờ dùng tới. Ðó là giới hạn áp ðặt của Microsoft, không phải là sự thiếu hụt của RibbonCustomizer. Ðiều bạn phải làm thay vào ðó là tạo một nhóm riêng (khá dễ dàng), sau ðó cung cấp cho nhóm này một số lệnh riêng theo ý bạn lựa chọn (hiểu một cách cõ bản là tạo nhóm Fonts mà không có nút chỉ số trên).

Bạn cũng không thể sắp xếp lại các nhóm trên tab mặc ðịnh của chúng. Ví dụ, bạn không thể tráo ðổi vi trí của nhóm Fonts với Clipboard trên tab Home vì Microsoft ðịnh nghĩa các tab này. Tuy nhiên, nếu ðặt nhóm Font trên tab Insert, bạn có thể ðể nó ở bất kỳ chỗ nào mình muốn.

Giống nhý loại bỏ bớt nội dung của nhóm, giải pháp này thực ra là tạo các tab riêng nhại lại tab bạn muốn thay ðổi (ở ví dụ này là tab Home) và ðặt các nhóm mới theo thứ tự mình muốn.

RibbonCustomizer cho phép ghi lại các tuỳ biến ðể có thể chia sẻ chúng giữa các máy hay ngýời dùng khác. Và một bản copy ðõn lẻ của RibbonCustomizer Professional có thể ðýợc dùng cho một user trên tất cả các máy tính của ngýời ðó. Thậm chí bạn có thể kết hợp ða tuỳ biến và ðýa ra cho nó một cái tên ðể chuyển ðổi qua lại giữa các kiểu sắp ðặt khác nhau. Bạn cũng có thể bật/tắt qua lại giữa một Ribbon tuỳ biến và Ribbon mặc ðịnh.

RibbonCustomizer Pro có giá 30 ðô la và làm việc với Access, Excel, Outlook, PowerPoint, Word 2007. Nếu bạn thích giao diện Ribbon nhýng muốn Microsoft ðặt lệnh và tuỳ chọn theo trật tự khác ði một chút, hoặc nếu bạn cần tuỳ biến cho một số dự án cụ thể khi các biểu týợng toolbar sẽ hiệu quả hõn với kiểu sắp xếp khác, RibbonCustomizer là một lựa chọn tốt.

Nếu ðõn thuần chỉ muốn các lệnh ðýợc sắp xếp giống nhý Word, Excel, PowerPoint 2003, RibbonCustomizer cung cấp một thành phần mà bạn không nên bỏ sót. Ðó là bản Starter Edition miễn phí, sẽ rất phù hợp cả về giá cả và chức nãng.

Download Starter Edition, sau ðó download gói Ribbon Classic UI miễn phí (một file RIBX, là tập hợp ðýợc ðịnh nghĩa sẵn của các menu) ở Word 2003 cho Word 2007. (Một file RIBX cho Excel và một file cho PowerPoint sẽ ðýợc thêm vào ngay sau khi chúng ta kích chuột và sẽ ðýợc tích hợp vào bản phát hành cuối cùng của phiên bản Version 1.1 trong thời gian ngắn tới). Sau ðó cài ðặt các file RIBX trong Starter Edition (bạn có thể cài ðặt ba file cho từng ứng dụng). Cuối cùng, về cõ bản bạn có Classic Menu mà không phải tốn xu nào.

RibbonCustomizer Professional
(phiên bản v.1.1 beta)

Hãng: pschmid.net Ltd.
Giá: $29.99; Starter Edition thì miễn phí.
Hỗ trợ: Access, Excel, Outlook, PowerPoint và Word 2007 ở ngôn ngữ tiếng Anh.
Yêu cầu: Windows XP SP2/2003/Vista, .Net 2.0 Framework (download miễn phí)