Ky 2
previous topic  next topic 

Phố biến kiến thức: Chinh phục Word 2007...(kỳ II)

Kỳ trýớc chúng ta ðã ðýợc làm quen với cách chèn Header và Footer trong tài liệu Word 2007. Bạn có thể chèn vào ðây bất cứ nội dung gì mình thích, trong ðó có thể bao gồm cả số trang của vãn bản. Tuy nhiên bạn sẽ không cần phải gõ từng số trang vào một cách thủ công mà Word sẽ hỗ trợ bạn. 

Chèn số trang vào vãn bản

Số trang này sẽ ðýợc ðýa vào Header hay Footer tùy ý bạn. Ðể thực hiện, bạn chọn thẻ Insert, tại nhóm Header & Footer, bạn nhấn nút Page Number. Trong menu xuất hiện, bạn trỏ tới Top of Page (chèn số trang vào phần Header) hoặc Bottom of Page (chèn vào Footer). Word 2007 cung cấp sẵn khá nhiều mẫu ðánh số trang và bạn chỉ việc chọn một trong các mẫu này là xong.

Thay ðổi dạng số trang


Bạn có thể thay ðổi dạng số trang theo ý thích của mình mà ðịnh dạng chuẩn không có sẵn. Ðể thực hiện, bạn nhấn ðúp vào Header hay Footer, nõi bạn ðã ðặt số trang. Tại thẻ Design, nhóm Header & Footer, bạn nhấn nút Page Number, chọn tiếp Format Page Numbers.

Trong hộp thoại Page Number, tại mục Number format, bạn hãy chọn một kiểu ðánh số mình thích, sau ðó nhấn OK.

Thay ðổi kiểu chữ, cỡ chữ, màu sắc của số trang

Nhấn ðúp chuột vào Header hay Footer, nõi bạn ðã ðặt số trang tại ðó.

Dùng chuột chọn số trang. Tại thanh công cụ mini vừa xuất hiện ở bên trên, bạn có thể chọn lại font chữ, cỡ chữ, ðịnh dạng lại chữ ðậm, nghiêng, hay chọn màu tùy thích. Khi hiệu chỉnh xong bạn nhấn ðúp chuột vào vùng nội dung chính của tài liệu.

Bắt ðầu ðánh số trang bằng một số khác

Bạn có thể bắt ðầu ðánh số trang bằng một con số khác, thay vì 1 nhý mặc ðịnh. Cách thực hiện: Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn nút Page Number, chọn Format Page Numbers. Trong hộp thoại xuất hiện, bạn chọn Start at và nhập vào con số bắt ðầu khi ðánh số trang. Nhấn OK.

Ghi chú: Nếu tài liệu của bạn có trang bìa và bạn muốn trang ðầu tiên sau ðó ðýợc bắt ðầu bằng 1, tại ô Start at, bạn hãy gõ vào 0.

Xóa số trang ðã ðánh

Tại thẻ Insert, nhóm Header & Footer, bạn nhấn nút Page Number, sau ðó chọn Remove Page Numbers ở cuối menu.

Xóa số trang ở trang ðầu tiên của tài liệu




Trong tài liệu, thýờng trang ðầu tiên không ðýợc ðánh số vì nó là trang bìa. Áp dụng phần ghi chú ở thủ thuật “Bắt ðầu ðánh số trang bằng một số khác” bên trên, trang bìa vẫn ðýợc ðánh số là 0. Vì vậy bạn hãy thực hiện thêm býớc sau ðể xóa hẳn số trang ở trang ðầu tiên của tài liệu.

- Nhấn chuột vào bất kỳ vùng nào của tài liệu.
- Tại thẻ Page Layout, bạn nhấn chuột vào ô vuông góc dýới bên phải của nhóm Page Setup ðể mở hộp thoại Page Setup ra.
- Nhấn chuột vào thẻ Layout trong hộp thoại, bên dýới Headers and footers, bạn ðánh dấu chọn vào hộp kiểm Different first page. Nhấn OK.

Bây giờ bạn hãy kiểm tra lại xem, có ðúng là trang ðầu tiên không có số trang, sau ðó trang kế ðýợc ðánh số 1 không nhé.

Ngắt trang – ngắt vùng

Trong Word 2003, ngýời dùng thýờng vào menu Insert – Break ðể chèn vào tài liệu các ngắt trang, ngắt vùng. Còn trong Word 2007 bạn hãy thực hiện nhý sau.

NGẮT TRANG

Chèn một ngắt trang ðõn thuần

Trýớc tiên bạn ðể con trỏ vào vị trí muốn bắt ðầu trang mới. Trong thẻ Insert, nhóm Pages, bạn nhấn vào nút Page Break.
Lập tức, phần nội dung phía sau con trỏ sẽ ðýợc ðýa vào một trang mới.

Tránh ngắt trang giữa một ðoạn




- Chọn một ðoạn mà bạn muốn tránh ngắt thành 2 trang.
- Trong thẻ Page Layout, nhấn vào nút ô vuông ở góc dýới phải của nhóm Paragraph ðể mở hộp thoại Paragraph.
- Trong hộp thoại này, bạn chọn thẻ Line and Page Breaks, kế ðến ðánh dấu chọn vào hộp kiểm Keep lines together. Nhấn OK là xong.

Tránh ngắt trang giữa các ðoạn

- Chọn các ðoạn mà bạn muốn giữ trên 1 trang ðõn.
- Tại thẻ Page Layout, nhấn vào nút ô vuông ở góc dýới phải của nhóm Paragraph ðể mở hộp thoại Paragraph.
- Trong hộp thoại này, bạn chọn thẻ Line and Page Breaks, kế ðến ðánh dấu chọn vào hộp kiểm Keep with next. Nhấn OK là xong.

Tạo ngắt trang trýớc một ðoạn


- Nhấn chuột vào ðoạn mà bạn muốn tạo ngắt trang trýớc nó.
- Tại thẻ Page Layout, nhấn vào nút ô vuông ở góc dýới phải của nhóm Paragraph ðể mở hộp thoại Paragraph.
- Trong hộp thoại này, bạn chọn thẻ Line and Page Breaks, kế ðến ðánh dấu chọn vào hộp kiểm Page break before. Nhấn OK.

Tránh ngắt trang trong một hàng của bảng

- Nhấn chuột vào hàng của bảng mà bạn không muốn ngắt, hoặc chọn toàn bộ bảng nếu bạn không muốn bảng bị ngắt.
- Trên thanh công cụ, nhấn vào thẻ Layout.
- Tại nhóm Table, nhấn nút Properties.
- Trong hộp thoại Table Properties, mở thẻ Row, bỏ dấu kiểm Allow row to break across pages. Nhấn OK.


NGẮT VÙNG

Các loại ngắt vùng có thể chèn

- Lệnh Next Page chèn ngắt vùng vào và bắt ðầu vùng mới trên trang mới kế tiếp. Loại này thích hợp ðể bắt ðầu một chýõng trong tài liệu.
- Lệnh Continuous chèn ngắt vùng và bắt ðầu vùng mới trên cùng một trang. Loại này hữu dụng cho việc thay ðổi ðịnh dạng, chẳng hạn trình bày số cột khác nhau trên cùng một trang.
- Lệnh Even Page hoặc Odd Page chèn một ngắt vùng và bắt ðầu vùng mới trên trang chẵn hoặc lẻ kế tiếp. Nếu bạn muốn các chýõng trong tài liệu luôn bắt ðầu ở trang chẵn hoặc trang lẻ, hãy dùng tùy chọn Even Page hoặc Odd Page.

Thay ðổi bố cục hoặc ðịnh dạng tài liệu


- Nhấn chuột vào nõi muốn thay ðổi ðịnh dạng.
- Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, bạn nhấn nút Breaks.
- Trong phần Section Breaks, bạn hãy chọn một kiểu ngắt vùng phù hợp. Chẳng hạn, nếu bạn chia tài liệu thành các chýõng và mỗi chýõng bạn muốn bắt ðầu ở trang lẻ, hãy chọn Odd Page.

Xóa các thay ðổi của bố cục tài liệu

Ngắt vùng dùng ðể chỉ ra nõi thay ðổi ðịnh dạng trong tài liệu. Khi xóa ngắt vùng ði thì phần vãn bản ở vùng trýớc và sau sẽ ðýợc áp dụng chung ðịnh dạng.
- Trong thẻ View, nhóm Document Views, chọn nút Draft ðể có thể nhìn thấy các ðýờng ðứt ðôi của vùng ngắt.
- Dùng chuột chọn ngắt vùng mà bạn muốn xóa. Nhấn Delete.

THÊM TRANG - XÓA TRANG

Thêm một trang mới

- Nhấn chuột vào bất cứ nõi nào mà bạn muốn chèn vào thêm một trang mới.
- Trong thẻ Insert, nhóm Pages, nhấn nút Blank Page.

Trang mới sẽ ðýợc chèn vào vị trí sau con trỏ chuột ðang ðứng.

Thêm một trang bìa


Word 2007 cung cấp sẵn cho bạn một bộ sýu tập các trang bìa khá ðẹp mắt. Các trang bìa luôn ðýợc chèn vào ðầu tài liệu, không phụ thuộc vào vị trí hiện tại của con trỏ trong tài liệu.
- Trong thẻ Insert, nhóm Pages, bạn nhấn nút Cover Page.
- Trong menu xuất hiện, bạn hãy nhấn chọn một kiểu trang bìa mình thích. Trang bìa ðó sẽ ðýợc áp dụng vào tài liệu và bạn có thể sửa ðổi nội dung các dòng chữ mặc ðịnh bằng dòng chữ mình thích.

Xóa trang bìa

Ðể xóa trang bìa, bạn nhấn chuột vào thẻ Insert, nhấn nút Cover Page trong nhóm Pages, sau ðó nhấn Remove Current Cover Page.

Xóa một trang trống

Bạn có thể xóa một trang trống trong tài liệu bằng cách xóa ði các ngắt trang. Hãy ðảm bảo rằng bạn ðang xem tài liệu ở chế ðộ Draft (trong thẻ View, nhóm Document Views, nhấn nút Draft). Chọn 2 dấu ngắt ---Page Break--- liên tiếp nhau và xóa nó ði.

Lýu ý: Nếu trang trống nằm ở cuối tài liệu thì bạn sẽ chỉ thấy một dấu ngắt ---Page Break--- mà thôi, và bạn cũng chỉ việc xóa nó ði là trang trống sẽ biến mất.

Xóa một trang ðõn có chứa nội dung




- Ðặt con trỏ vào trang bạn muốn xóa.
- Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút mũi tên bên cạnh nút Find, chọn Go To (hoặc nhấn phím tắt Ctrl+G).
- Trong hộp thoại xuất hiện, bạn gõ \page vào ô nhập liệu và nhấn Enter. Toàn bộ nội dung của trang hiện hành sẽ ðýợc chọn.
- Nhấn nút Close. Sau ðó nhấn phím Delete ðể xóa ði nội dung của trang.

Ðếm số từ trong tài liệu


Word 2007 có thể ðếm số từ của tài liệu trong khi bạn gõ vãn bản. Ngoài ra chýõng trình còn có thể ðếm số trang, số ðoạn, số dòng, số ký tự có hoặc không có khoảng trắng.

Ðếm số từ trong khi gõ vãn bản

Trong khi bạn gõ vãn bản, Word 2007 sẽ tự ðộng ðếm số trang và số từ có trong tài liệu. Thông tin này ðýợc hiển thị trên thanh trạng thái ở góc dýới bên trái màn hình: mục Page (số trang) và Wor ds (số từ).

Ðếm số từ trong vùng chọn

Bạn có thể ðếm số từ trong các vùng chọn, và các vùng chọn này không nhất thiết phải liền mạch nhau.
- Trýớc tiên bạn dùng chuột chọn vùng cần ðếm. Nếu các vùng không liền mạch nhau, sau khi chọn vùng ðầu tiên, bạn giữ phím Ctrl và chọn thêm các vùng khác.
- Trên thanh trạng thái ở cuối màn hình sẽ hiển thị số từ có trong vùng chọn. Ví dụ 110/1025 có nghĩa là trong vùng chọn có 110 từ trên tổng số 1025 từ của tài liệu.

Bao gồm cả textbox, footnote và endnote trong khi ðếm từ
- Trong thẻ Review, nhóm Proofing, nhấn nút Word Count.
- Trong hộp thoại Word Count, ðánh dấu check vào mục Include textboxes, footnotes and endnotes.

Ðếm số từ trong textbox
- Chọn textbox mà bạn muốn ðếm từ.
- Trên thanh trạng thái ở cuối màn hình sẽ hiển thị số từ có trong textbox. Ví dụ 110/1025 có nghĩa là trong textbox có 110 từ trên tổng số 1025 từ của tài liệu.

Xem số trang, số ký tự, số ðoạn và số dòng

Ðể có ðầy ðủ thông tin về số trang, số ký tự, số ðoạn và số dòng, bạn thực hiện một trong hai cách sau:
- Trong thẻ Review, nhóm Proofing, nhấn nút Word Count.
- Trên thanh trạng thái ở góc dýới bên trái màn hình, bạn nhấn chuột vào mục Words.
Hộp thoại Word Count xuất hiện cho bạn ðầy ðủ thông tin mà bạn muốn.

(Theo Nguyễn Hồng Phúc/e-CHÍP)

Developer by Qis Technology