Ky 3

Phố biến kiến thức: Chinh phục Word 2007...(kỳ III)

TÌM VÀ THAY THẾ

 

Tìm vãn bản
Bạn có thể nhanh chóng tìm kiếm một từ hoặc cụm từ theo cách sau:
- Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút Find (hoặc nhấn phím tắt Ctrl+F).
- Trong mục Find what của hộp thoại Find and Replace vừa xuất hiện, bạn hãy nhập vào ðoạn vãn bản cần tìm.
- Ðể tìm mỗi một từ hoặc cụm từ, bạn nhấn Find Next. Ðể tìm tất cả từ hoặc cụm từ cùng một lúc trong vãn bản, bạn nhấn Find in, sau ðó nhấn Main Document.
- Muốn kết thúc quá trình tìm kiếm, bạn nhấn ESC.

Tìm và thay thế vãn bản
- Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút Replace (hoặc nhấn phím tắt Ctrl+H).
- Ở mục Find what, bạn nhập vào ðoạn vãn bản muốn tìm.
- Ở mục Replace with, bạn nhập vào ðoạn vãn bản muốn thay thế.
- Ðể tìm ðoạn vãn bản tiếp theo, bạn nhấn Find Next.
- Ðể thay thế ðoạn vãn bản, bạn nhấn Replace. Sau khi nhấn xong, Word sẽ chuyển sang ðoạn vãn bản tiếp theo.
- Ðể thay thế tất cả các ðoạn vãn bản tìm ðýợc, bạn nhấn Replace All.

Tìm và tô sáng ðoạn vãn bản tìm ðýợc
Ðể dễ dàng nhận biết các cụm từ tìm ðýợc, bạn có thể tô sáng nó trên màn hình (không tô sáng khi in ra).
- Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút Find (Ctrl+F).
- Trong hộp Find what, nhập vãn bản mà bạn muốn tìm.
- Nhấn Reading Highlight, sau ðó chọn Highlight All.
- Tất cả từ tìm ðýợc sẽ ðýợc tô sáng. Ðể tắt tính nãng này ði, bạn nhấn Reading Highlight lần nữa, chọn Clear Highlighting.

Tìm và thay thế những ðịnh dạng ðặc biệt
- Trong thẻ Home, nhóm Editing, bạn nhấn nút Replace (Ctrl+H).
- Nhấn nút More nếu bạn không nhìn thấy nút Format.
- Ðể tìm kiếm ðoạn vãn bản với ðịnh dạng ðặc biệt, bạn hãy nhập ðoạn vãn ðó trong ô Find what. Nếu chỉ ðể tìm kiếm ðịnh dạng, hãy ðể trống ô này.
- Nhấn nút Format, sau ðó chọn ðịnh dạng mà bạn muốn tìm.
- Nhấn vào ô Replace with, sau ðó nhấn Format, chọn ðịnh dạng thay thế. Nếu bạn cũng muốn thay thế bằng ðoạn vãn bản, hãy nhập ðoạn text ðó vào ô Replace with.
- Nhấn Find Next, nhấn tiếp Replace ðể tìm và thay thế các ðịnh dạng ðặc biệt. Ðể thay thế toàn bộ, nhấn Replace All.

Tìm và thay thế các dấu ðoạn, ngắt trang và các mục khác
- Trong hộp thoại Find and Replace xuất hiện sau khi nhấn Ctrl+H, bạn nhấn nút More nếu không thấy nút Special.
- Nhấn vào ô Find what, sau ðó nhấn nút Special và chọn một mục cần tìm.
- Nhập những gì bạn muốn thay thế trong ô Replace with.
- Nhấn Find Next, Replace hoặc Replace All.

Sử dụng ký tự ðại diện khi tìm kiếm
- Bật hộp thoại Find and Replace lên.
- Nhấn nút More ðể mở rộng hộp thoại.
- Ðánh dấu kiểm vào ô Use wildcards.
- Nhập từ cùng những ký tự ðại diện vào ô Find what.
- Nhập những gì bạn muốn thay thế trong ô Replace with.
- Nhấn Find Next, Replace hoặc Replace All.

Bảng các ký tự ðại diện

Ðể tìm một ký tự ðịnh nghĩa nhý một ký tự ðại diện, bạn gõ dấu \ trýớc ký tự ðó. Chẳng hạn gõ \? ðể tìm dấu hỏi. Bạn có thể sử dụng dấu ngặc ðõn ðể nhóm các ký tự ðại diện và ðoạn text ðể chỉ ra thứ tự phép tính. Ví dụ gõ <(pre)*(ed)> ðể tìm “presorted” và “prevented”.

Bạn có thể sử dụng ký tự ðại diện \n ðể tìm kiếm một biểu thức và thay thế bằng một biểu thức ðýợc sắp xếp. Ví dụ gõ (Office) (Word) vào ô Find what và gõ \2 \1 vào ô Replace with. Kết quả là chýõng trình sẽ tìm cụm từ Office Word và thay bằng Word Office.

CHÈN BIỂU TÝỢNG HOẶC KÝ TỰ ÐẶC BIỆT
Chèn biểu týợng

 

- Nhấn chuột vào nõi bạn muốn chèn biểu týợng trong tài liệu.
- Tại thẻ Insert, nhóm Symbols, bạn nhấn nút Symbol.
- Thực hiện tiếp một trong hai thao tác sau:
+ Nhấn chuột vào biểu týợng bạn muốn chèn trong danh sách xổ xuống.
+ Nếu biểu týợng cần chèn không có trong danh sách, bạn nhấn More Symbols ở cuối danh sách. Hộp thoại Symbol xuất hiện. Tại mục Font, bạn chọn một font chữ mình thích, nhấn chọn biểu týợng cần chèn trong khung bên dýới, nhấn nút Insert ðể chèn. Xong nhấn Close ðể ðóng hộp thoại Symbol lại.

Ghi chú: Nếu bạn chọn một loại font chữ mở rộng, chẳng hạn Arial hoặc Times New Roman, danh sách Subset sẽ xuất hiện bên cạnh mục chọn Font. Sử dụng danh sách này ðể chọn các ký tự của ngôn ngữ mở rộng.

Chèn một ký tự ðặc biệt

 

- Nhấn chuột vào nõi bạn muốn chèn vào một ký tự ðặc biệt.
- Tại thẻ Insert, nhóm Symbols, bạn nhấn nút Symbol. Sau ðó chọn More Symbols.
- Trong hộp thoại Symbol, nhấn chọn thẻ Special Characters.
- Bạn chọn trong danh sách một ký tự cần chèn và nhấn nút Insert.
- Nhấn nút Close ðể ðóng hộp thoại lại.

Chèn một ký tự Unicode từ hộp thoại Symbol
Khi bạn chọn một ký tự Unicode trong hộp thoại Symbol, mã của nó hiển thị trong hộp Character code.
- Nhấn chuột vào vị trí bạn muốn chèn ký tự Unicode.
- Trong thẻ Insert, nhóm Symbols, nhấn nút Symbol và chọn More Symbols.
- Trong hộp thoại Symbol, thẻ Symbols, tại hộp Font bạn chọn font chữ mình thích.
- Tại ô From, bạn chọn Unicode (hex).
- Nếu hộp Subset hiển thị, nhấn chọn một ký tự subset.
- Nhấn vào ký tự bạn muốn chèn trong danh sách và nhấn nút Insert.
- Nhấn Close.

Dùng bàn phím ðể chèn ký tự Unicode vào tài liệu
Nếu bạn biết mã của ký tự cần chèn, bạn có thể nhập vào mã ðó trong tài liệu và nhấn phím Alt+X ðể chuyển ðổi nó sang ký tự. Chẳng hạn bạn nhập vào 00A9 và nhấn Alt+X ngay sau ðó sẽ ðýợc ký tự. Ngýợc lại, ðể hiển thị một mã ký tự Unicode của một ký tự nào ðó trong tài liệu, bạn ðặt con nháy phía sau ký tự ðó và nhấn Alt+X.

Chèn một biểu týợng ðýợc ðịnh nghĩa sẵn bằng cách sử dụng AutoCorrect
Ðể sử dụng ðýợc tính nãng này, trýớc hết bạn cần bật AutoCorrect lên:
- Nhấn Microsoft Office Button, sau ðó chọn Word Options.
- Trong hộp thoại Word Options, chọn Proofing ở khung bên trái.
- Nhấn nút AutoCorrect Options. Trong hộp thoại xuất hiện, chọn thẻ AutoCorrect.
- Ðánh dấu chọn mục Replace text as you type.
- Nhấn OK hai lần ðể ðóng các hộp thoại lại.

Tạo mục AutoCorrect của riêng bạn- Trong thẻ Insert, nhóm Symbols, nhấn nút Symbol, chọn More Symbols.
- Ở hộp thoại Symbol xuất hiện, bạn nhấn vào thẻ Symbols hay Special Characters tùy ý.
- Chọn một biểu týợng hay ký tự ðặc biệt mà bạn muốn ðýa vào mục AutoCorrect.
- Nhấn nút AutoCorrect. Biểu týợng bạn chọn sẽ xuất hiện trong hộp With.
- Trong mục Replace, bạn gõ các ký tự mà Word sẽ tự ðộng chuyển sang biểu týợng hay ký tự ðặc biệt mà bạn chọn ở trên.
- Nhấn nút Add.
- Nhấn OK.
- Nhấn Close ðể ðóng hộp thoại Symbol lại.

Thủ thuật với dấu gạch nối (-)

 

 

Khi một từ quá dài, không vừa khít với vị trí cuối dòng, Word sẽ chuyển từ này sang vị trí ðầu dòng mới thay vì gạch nối nó. Tuy nhiên bạn có thể dùng tính nãng Hyphenation ðể gạch nối tự ðộng hoặc gạch nối bằng tay ðoạn text, xác lập số khoảng cách lớn nhất cho phép giữa một từ và lề phải mà không gạch nối từ ðó. 

Khi sử dụng tính nãng gạch nối tự ðộng, Word 2007 sẽ tự ðộng chèn gạch nối vào vị trí cần thiết. Khi gạch nối bằng tay, Word sẽ tìm text ðể gạch nối và hỏi bạn có muốn chèn gạch nối vào hay không.

Tự ðộng chèn gạch nối trong toàn bộ tài liệu- Ðảm bảo rằng không có ðoạn text nào ðang ðýợc chọn.
- Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, bạn nhấn nút Hyphenation, sau ðó chọn Automatic.

Chèn dấu gạch nối tùy ýBạn có thể ðiều khiển vị trí ngắt của một từ hoặc một cụm từ nếu từ ðó “rớt” ở cuối dòng. Ví dụ, bạn có thể chỉ ðịnh vị trí ngắt của từ “nonprinting” là “non-printing” thay vì “nonprint-ing”.
- Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Show/Hide.
- Nhấn chuột vào vị trí trong từ, nõi bạn muốn chèn dấu gạch nối.
- Giữ Ctrl và nhấn phím gạch nối.

Tự ðộng chèn dấu gạch nối trong một phần tài liệu
- Chọn ðoạn text mà bạn muốn gạch nối.
- Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, bạn nhấn nút Hyphenation, sau ðó chọn Automatic.

Gạch nối bằng tay trong một phần tài liệu
Khi bạn gạch nối bằng tay, Word 2007 sẽ tìm ðoạn text ðể gạch nối. Sau khi bạn chỉ ðịnh vị trí muốn gạch nối trong ðoạn text, Word sẽ chèn một dấu gạch nối tùy ý. Nếu sau ðó bạn soạn thảo tài liệu và thay ðổi ngắt dòng, Word sẽ chỉ hiển thị và in ra những dấu gạch nối còn rớt ở cuối dòng mà không gạch nối lại trong tài liệu.
- Chọn ðoạn vãn bản muốn gạch nối.
- Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, bạn nhấn nút Hyphenation, sau ðó chọn Manual.

Chèn một dấu gạch nối không ngắt
Các dấu gạch nối không ngắt giúp ngãn ngừa các từ, số hoặc cụm từ bị ngắt nếu nó rớt ở cuối dòng. Ví dụ, bạn có thể ngãn ngừa dãy số 999-1234 bị ngắt giữa chừng, thay vào ðó toàn bộ cụm dãy số này sẽ ðýợc chuyển xuống ðầu dòng kế tiếp.
- Nhấn chuột vào nõi bạn muốn chèn dấu gạch nối không ngắt.
- Nhấn giữ Ctrl, Shift và nhấn phím gạch nối.

Xác lập vùng gạch nối

 

Vùng gạch nối là số khoảng trống tối ða cho phép giữa một từ và lề phải mà không gạch nối từ này. Bạn có thể thay ðổi vùng gạch nối: ðể giảm số lýợng gạch nối, hãy làm cho vùng gạch nối rộng hõn; ðể giảm tính chất rời rạc của lề phải, bạn làm cho vùng gạch nối hẹp hõn.
- Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn nút Hyphenation, sau ðó chọn Hyphenation Options.
- Trong Hyphenation zone, nhập vào khoảng cách mà bạn muốn.

Xóa bỏ dấu gạch nối tự ðộng
Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn nút Hyphenation, sau ðó chọn None.

Xóa bỏ dấu gạch nối bằng tay- Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút Replace (hoặc nhấn phím Ctrl+H).
- Nhấn nút More>> ðể mở rộng hộp thoại Find and Replace.
- Nhấn nút Special, sau ðó chọn:

 

+ Optional Hyphen: nếu muốn xóa dấu gạch nối bằng tay.
+ Nonbreaking Hyphen: ðể xóa dấu gạch nối không ngắt.
- Ðể trống ô Replace with.
- Nhấn Find Next, Replace, hoặc Replace All.

GỠ RỐI CÁC VẤN ÐỀ TRONG KHI SOẠN THẢO
Chữ mới “ðè” chữ cũ
Triệu chứng: Mỗi khi gõ chữ mới, chữ cũ tại ðiểm chèn bị xóa ði.
Nguyên nhân: Chế ðộ viết chồng ðã ðýợc bật lên.
Giải pháp: Tắt chế ðộ viết chồng bằng cách:
- Nhấn chuột vào nút Microsoft Office Button, sau ðó nhấn nút Word Options.
- Nhấn Advanced trong khung bên trái.
- Bên dýới nhóm Editing options, bạn xóa dấu kiểm trýớc mục Use overtype mode. Nhấn OK.

 

Không thể tìm thấy lệnh Clear ContentsTriệu chứng: Bạn muốn xóa chữ hoặc các ðối týợng ðồ họa nhýng không thể tìm thấy lệnh Clear Contents ðể thực hiện việc này.
Nguyên nhân: Khác với các phiên bản trýớc, lệnh Clear Contents không có trong bản Word 2007.
Giải pháp: Bạn có thể sử dụng phím Delete ðể xóa text hoặc các ðối týợng ðồ họa sau khi ðã chọn nó.

Word cuộn quá nhanh khi rê chuột chọn chữTriệu chứng: Khi bạn chọn chữ bằng cách giữ và rê chuột theo hýớng xuống dýới, Word cuộn tài liệu nhanh ðến nỗi khó mà nhả chuột vào vị trí chính xác, nõi bạn muốn kết thúc vùng chọn.
Nguyên nhân: Trong khi bạn rê chuột ðể chọn chữ, Word sẽ cuộn tài liệu theo hýớng bạn chọn.
Giải pháp: Ðể giải quyết vấn ðề này, bạn nên kết hợp giữa chuột và bàn phím trong khi chọn chữ.
- Nhấn chuột vào nõi bắt ðầu vùng chọn.
- Sử dụng thanh cuộn ðể trýợt ðến vị trí muốn kết thúc vùng chọn.
- Giữ phím Shift trong khi nhấn chuột trái vào vị trí kết thúc vùng chọn.

Lệnh Insert File biến ðâu mất rồi?Triệu chứng: Bạn muốn chèn chữ từ một tài liệu khác vào tài liệu hiện hành nhýng không thể tìm thấy lệnh Insert File ðể thực hiện việc này.
Nguyên nhân: Trong Word 2007, lệnh Insert File ðã ðýợc ðổi tên thành Text from File và ðýợc chuyển vào menu Object trong thẻ Insert.
Giải pháp:
- Nhấn chuột tại vị trí muốn chèn tài liệu vào.
- Trong thẻ Insert, nhóm Text, bạn nhấn chuột vào mũi tên bên cạnh nút Object, chọn Text from File.
- Trong hộp thoại Insert File, bạn xác ðịnh file muốn chèn, sau ðó nhấn ðúp chuột vào nó ðể chèn vào tài liệu hiện hành.

Không thể kéo – thả chuột ðối với vãn bản

 

Triệu chứng: Không thể dùng chuột kéo – thả ðể thực hiện thao tác sao chép hay di chuyển vãn bản.
Nguyên nhân: Chức nãng kéo – thả chuột trong Word ðã bị vô hiệu hóa.
Giải pháp:
- Nhấn chuột vào nút Microsoft Office Button, sau ðó nhấn nút Word Options.
- Nhấn Advanced trong khung bên trái hộp thoại.
- Bên dýới nhóm Editing options, bạn ðánh dấu kiểm mục Allow text to be dragged and dropped. Nhấn OK.
- Bây giờ bạn có thể chọn vãn bản và dùng chuột kéo – thả ðoạn vãn ðó sang vị trí mới ðể di chuyển (hoặc giữ thêm phím Ctrl trong khi thực hiện ðể sao chép).

Chữ Unicode bị “nhảy” khi copy
Triệu chứng: Khi sử dụng font chữ Unicode, nếu copy một dòng vãn bản thì hiện týợng nhảy chữ xuất hiện.
Giải pháp:
- Nhấn chuột vào nút Microsoft Office Button, sau ðó nhấn nút Word Options.
- Nhấn Advanced trong khung bên trái.
- Bên dýới nhóm Cut, copy, and paste, bạn nhấn nút Settings.
- Bỏ dấu chọn ở hộp kiểm Adjust sentence and word spacing automatically. Nhấn OK hai lần ðể ðóng các hộp thoại lại.
(Theo Nguyễn Hồng Phúc/e-CHÍP)