Ky 4

Phố biến kiến thức: Chinh phục Word 2007...(kỳ IV)

Viết một phýõng trình

Với Word 2007, ðể viết một phýõng trình, bạn có thể chèn các biểu týợng trong hộp thoại Symbol; sử dụng tính nãng Math AutoCorrect ðể chuyển chữ thành biểu týợng; hay sử dụng cách sau:
 
- Trong thẻ Insert, nhóm Symbols, nhấn vào mũi tên bên dýới nút Equation, sau ðó chọn Insert New Equation.
- Trên thanh công cụ xuất hiện thêm thẻ Design, và bạn có thể nhấn chuột vào các nút trong nhóm Symbols ðể chèn các ký hiệu toán học, hay nhấn chuột vào các nút trong nhóm Structures ðể chèn vào tài liệu một cấu trúc toán học có sẵn, sau ðó chỉnh sửa lại.

Chú ý: Ðể hiển thị danh sách ðầy ðủ các ký hiệu toán học trong nhóm Symbols, bạn nhấn nút More ở góc dýới phải của nhóm.

Sử dụng các biểu týợng trong Math AutoCorrect

- Nhấn Microsoft Office Button, sau ðó nhấn Word Options.
- Trong khung bên trái, nhấn Proofing, sau ðó nhấn nút AutoCorrect Options.
- Trong hộp thoại AutoCorrect, nhấn chọn thẻ Math AutoCorrect, sau ðó ðánh dấu kiểm trýớc 2 mục Use Math AutoCorrect rules outside of math regions và mục Replace text as you type. Ghi nhớ các ký tự ở mục Replace (ký tự bạn nhập) và mục With (ký tự toán học sẽ thay thế).
- Nhấn OK 2 lần ðể ðóng các hộp thoại lại.
- Bây giờ bạn hãy gõ thử các ký tự (mục Replace) và nhấn phím khoảng trắng, nó sẽ biến ðổi thành ký tự toán học týõng ứng. Ví dụ: \approx, nhấn khoảng trắng sẽ biến thành dấu .

Chèn một phýõng trình thông dụng

Trong thẻ Insert, nhóm Symbols, bạn nhấn chuột vào mũi tên bên dýới nút Equation. Một menu xuất hiện với danh sách các phýõng trình thông dụng. Muốn sử dụng cái nào, bạn chỉ việc nhấn chọn cái ðó ðể chèn vào tài liệu và chỉnh sửa lại theo ý thích.

Thêm một phýõng trình vào danh sách các phýõng trình thông dụng

- Chọn một phýõng trình muốn thêm.
- Bên dýới Equation Tools, trong thẻ Design, nhóm Tools, nhấn nút Equation, sau ðó chọn Save Selection to Equation Gallery.
- Trong hộp thoại Create New Building Block, bạn nhập vào tên của phýõng trình tại mục Name.
- Tại danh sách Gallery, chọn Equations. Nhấn OK.

Thay ðổi phýõng trình ðýợc soạn thảo trong Word 2007

Bạn chỉ việc nhấn chuột vào phýõng trình muốn chỉnh sửa và thay ðổi theo ý thích.
Thay ðổi phýõng trình ðýợc soạn thảo trong Word phiên bản cũ hõn
Ðể thay ðổi một phýõng trình ðýợc soạn thảo ở phiên bản cũ, sử dụng Equation 3.0 add-in hay Math Type add-in, bạn cần sử dụng add-in mà ðã viết phýõng trình này.
Ngoài ra, khi bạn mở tài liệu có chứa phýõng trình ðýợc viết trong phiên bản cũ của Word, bạn không thể sử dụng các chýõng trình viết và thay ðổi phýõng trình ðýợc cung cấp sẵn, trừ khi bạn chuyển tài liệu sang ðịnh dạng Word 2007.

* Chuyển tài liệu sang ðịnh dạng Word 2007:

- Nhấn Microsoft Office Button , sau ðó nhấn Convert.
- Nhấn OK trong hộp thoại xác nhận.
- Nhấn Microsoft Office Button , sau ðó nhấn Save.

* Thay ðổi phýõng trình ðýợc soạn thảo bằng Equation 3.0:

- Nhấn ðúp chuột vào phýõng trình muốn chỉnh sửa.
- Thay ðổi phýõng trình theo ý muốn.

* Thay ðổi phýõng trình ðýợc soạn thảo bằng Math Type:

- Hãy ðảm bảo rằng Math Type ðã ðýợc cài ðặt trên máy.
- Nhấn ðúp chuột vào phýõng trình muốn chỉnh sửa.
- Trong Math Type, chỉnh sửa lại phýõng trình theo ý muốn.
- Ở menu File, nhấn chọn Close and Return to... ðể trở về cửa sổ soạn thảo Word.

KIỂM TRA CHÍNH TẢ VÀ NGỮ PHÁP

Tự ðộng kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp (các ðýờng gợn sóng màu ðỏ, xanh dýõng, xanh lá cây)

Khi bạn bật chế ðộ kiểm tra chính tả tự ðộng trong khi gõ, bạn có thể an tâm rằng không bị mắc nhiều lỗi chính tả trong tài liệu. Word 2007 sẽ ðánh dấu những từ bị lỗi giúp ta phát hiện ra lỗi một cách nhanh chóng.

Ví dụ:  Bạn có thể nhấn chuột phải lên từ sai ðể xem những cách sửa lỗi ðýợc ðề nghị.
Týõng tự, nếu bật chế ðộ kiểm tra ngữ pháp tự ðộng, Word sẽ ðánh dấu những lỗi ngữ pháp trong tài liệu trong khi bạn soạn thảo.
Ví dụ: Bạn có thể nhấn chuột phải và chọn những kiểu sửa lỗi ðề nghị. Bạn cũng có thể chọn Ignore Once ðể “lờ” ði lỗi này, hoặc chọn About This Sentence ðể xem tại sao Word xem câu ðó là lỗi.

Bật hoặc tắt chế ðộ kiểm tra chính tả, ngữ pháp tự ðộng

- Nhấn chuột vào Microsoft Office Button , chọn Word Options.
- Trong hộp thoại hiện ra, chọn Proofing ở khung bên trái.
- Ðể bật/tắt chế ðộ kiểm lỗi tự ðộng trong tài liệu hiện hành (ðang mở), bạn thực hiện nhý sau:
+ Tại mục Exceptions for, chọn tên của tài liệu hiện hành.
+ Chọn hoặc bỏ chọn mục Hide spelling errors in this document only và Hide grammar errors in this document only.
- Ðể bật/tắt chế ðộ kiểm lỗi tự ðộng trong tất cả tài liệu từ giờ trở ði, bạn thực hiện nhý sau:
+ Tại mục Exceptions for, chọn All New Documents.
+ Chọn hoặc bỏ chọn mục Hide spelling errors in this document only và Hide grammar errors in this document only.

Kiểm tra tất cả lỗi chính tả và ngữ pháp sau khi soạn thảo vãn bản

- Chọn ðoạn vãn bản bạn muốn kiểm lỗi (hoặc không chọn nếu muốn kiểm toàn bộ vãn bản).
- Bấm phím F7 (hoặc chọn thẻ Review, nhấn nút Spelling & Grammar trong nhóm Proofing).
- Nếu chýõng trình phát hiện ra lỗi chính tả, hộp thoại Spelling and Grammar xuất hiện, tô ðỏ từ sai.
+ Tại khung Suggestions, bạn có thể chọn những gợi ý sửa lỗi mà chýõng trình ðýa ra và nhấn nút Change ðể sửa theo gợi ý ðó.
+ Nếu bạn muốn tự mình sửa, hãy nhấn chuột vào tài liệu, nõi từ ðang bị phát hiện là lỗi và sửa lại theo ý mình. Sửa xong nhấn nút Resume ðể kiểm tra tiếp những từ khác.
+ Trong trýờng hợp từ mà Word phát hiện là lỗi nhýng lại là từ mà bạn cho là chính xác và bạn muốn Word nhận ra từ này là ðúng chính tả ðể lần sau khỏi “bắt lỗi” nữa, hãy thêm nó vào từ ðiển bằng cách nhấn nút Add to Dictionary.
+ Nếu muốn “lờ” ði từ sai và chuyển sang kiểm tra tiếp những từ khác, bạn nhấn nút Ignore Once (lờ 1 lần) hoặc Ignore All (lờ tất cả).
+ Trýờng hợp bạn thýờng xuyên bị mắc lỗi ở từ này và bạn muốn Word tự ðộng sửa lại thành từ ðúng trong khi bạn gõ vãn bản, hãy chọn từ ðúng trong khung Suggestions và nhấn nút AutoCorrect.
- Ngoài ra, nếu bạn muốn kiểm tra luôn ngữ pháp, hãy ðánh dấu chọn Check grammar trong hộp thoại Spelling and Grammar. Sau khi kiểm tra chính tả, chýõng trình sẽ chuyển sang kiểm tra ngữ pháp cho bạn. Cách sửa lỗi cũng týõng tự nhý trên.

Tìm từ trong từ ðiển

Sử dụng tính nãng Research, bạn có thể tìm các từ trong từ ðiển. Cách thực hiện:
- Trong thẻ Review, nhóm Proofing, nhấn nút Research.
- Ðể tìm một từ ðõn trong tài liệu, giữ phím Alt và nhấn chuột vào từ cần tra cứu.
- Ðể tra nghĩa một cụm từ, bạn dùng chuột chọn các từ ðó, giữ phím Alt và nhấn chuột trái vào vùng chọn.
- Tại khung Research bên phải màn hình, mục Search for, bạn sẽ thấy từ cần tra hiển thị trong ðây. Bên dýới là phần giải nghĩa của nó.
- Bạn cũng có thể gõ trực tiếp từ cần tra nghĩa vào ô Search for và nhấn OK.

Tra từ ðồng nghĩa, phản nghĩa

Sử dụng tính nãng Research, bạn còn có thể tra từ ðồng nghĩa và từ phản nghĩa.
- Trong thẻ Review, nhóm Proofing, bạn nhấn nút Thesaurus.
- Giữ phím Alt và nhấn chuột vào từ cần tra. Kết quả sẽ hiển thị trong khung Research ở bên phải.
- Ðể chèn từ ðồng nghĩa hoặc phản nghĩa ðó vào tài liệu hiện hành, nõi con trỏ ðang ðứng, bạn ðýa chuột vào từ trong danh sách kết quả, nhấn chuột vào mũi tên bên cạnh từ, chọn Insert.
- Ðể tìm tiếp từ ðồng nghĩa / phản nghĩa của từ trong danh sách tìm ðýợc, bạn nhấn chuột vào từ ðó trong danh sách kết quả.
Ghi chú: Bạn có thể tìm từ ðồng nghĩa, phản nghĩa trong ngôn ngữ khác (ngoài tiếng Anh) bằng cách nhấn chuột vào hộp danh sách bên dýới khung nhập liệu Search for và chọn một ngôn ngữ, ví dụ nhý tiếng Pháp (French) chẳng hạn.

Dịch vãn bản

Khác với cách tra nghĩa từng từ, trong phần này chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách dịch một ðoạn vãn bản dài.
- Trong thẻ Review, nhóm Proofing, bạn nhấn nút Translate.
- Hoặc bạn cũng có thể nhấn chuột phải vào vị trí bất kỳ trong tài liệu, chọn Translate - Translate.
- Ðể chọn ngôn ngữ dịch, tại khung Translation ở bên phải, chọn ngôn ngữ nguồn tại mục From, ngôn ngữ ðích tại mục To.
- Ðể dịch một từ bất kỳ trong tài liệu, bạn giữ phím Alt và nhấn chuột trái vào từ. Nghĩa của nó sẽ ðýợc hiển thị trong khung Translation ở bên phải.
- Ðể dịch một ðoạn vãn bản, bạn dùng chuột chọn ðoạn vãn bản ðó, giữ Alt và nhấn chuột trái vào vùng chọn. Nghĩa của nó sẽ ðýợc hiển thị trong khung Translation ở bên phải.
- Ðể dịch toàn bộ tài liệu, tại khung Translation, bạn nhấn chuột vào nút Translate the whole document . Sau ðó bấm Yes trong hộp thoại xác nhận. Bản dịch sẽ ðýợc hiển thị trong một cửa sổ duyệt Web mới mở ra.
- Ngoài ra bạn cũng có thể dịch từ hoặc ðoạn vãn bằng cách tự mình nhập vào khung Search for, sau ðó nhấn nút Start Searching .

Bật tính nãng “ðýa chuột vào từ ðể hiển thị nghĩa trong một Screentip”

Chỉ cần ðýa chuột vào từ, nghĩa của nó (ðã ðýợc dịch sang ngôn ngữ khác) sẽ hiển thị trong một Screentip bên cạnh, rất tiện lợi. Ðể bật tính nãng này, bạn thực hiện nhý sau:
- Tại thẻ Review, nhóm Proofing, nhấn chuột vào mũi tên bên cạnh nút Translation Scre enTip.
- Chọn một ngôn ngữ muốn dịch sang trong menu xuất hiện.
- Muốn tắt tính nãng này, bạn chọn Turn Off Translation ScreenTip.

Tự ðộng tạo hyperlink cho ðịa chỉ Web

Word tự ðộng tạo một hyperlink khi bạn gõ vào một ðịa chỉ Web (chẳng hạn www.microsoft.com) và nhấn Enter hoặc phím khoảng trắng. Nếu muốn tắt/ bật tính nãng này, bạn nhấn Microsoft Office Button , chọn Word Options. Nhấn Proofing. Nhấn nút AutoCorrect Options, nhấn chọn thẻ AutoFormat As You Type. Tại hộp Internet and network paths with hyperlinks, bạn bỏ chọn hoặc chọn ðể tắt/ bật tính nãng này.

Tạo một hyperlink tùy ý ðến một tài liệu, tập tin hay trang Web
1. Chọn ðoạn text hoặc hình ảnh mà bạn muốn dùng ðể hiển thị nhý một hyperlink.
2. Trong thẻ Insert, nhóm Links, bạn nhấn nút Hyperlink.
3. Hộp thoại Insert Hyperlink xuất hiện.

- Ðể liên kết ðến một file hoặc trang Web có sẵn, bạn nhấn nút Existing File or Web Page bên dýới mục Link to, sau ðó nhập vào ðịa chỉ mà bạn muốn liên kết ðến trong hộp Address. Nếu không biết ðịa chỉ của một file, bạn có thể dùng khung duyệt file/ thý mục trong cửa sổ này ðể chọn file mình muốn liên kết.
- Ðể liên kết ðến một file mà bạn chýa hề tạo nó, hãy nhấn nút Create New Document bên dýới mục Link to, sau ðó nhập tên của file mới sẽ tạo tại mục Name of new document. Tại mục When to edit bạn có thể chọn là Edit the new document later (soạn tài liệu này sau) hoặc Edit the new document now (soạn ngay bây giờ).

Ðể tùy biến ScreenTip (hiển thị khi bạn rê chuột lên hyperlink), bạn nhấn nút ScreenTip và gõ vào dòng ghi chú. Nếu bạn không chỉ ðịnh dòng ghi chú này, Word sẽ sử dụng ðýờng dẫn hay ðịa chỉ của file liên kết ðến làm ScreenTip.

- Nhấn OK khi tạo xong hyperlink.

Tạo một hyperlink ðến trang e-mail trống

Thực hiện býớc 1 và býớc 2 nhý trên ðể hiển thị hộp thoại Insert Hyperlink.

3. Bên dýới mục Link to, bạn nhấn nút E-mail Address.
4. Tại mục E-mail address, nhập vào ðịa chỉ e-mail mà bạn muốn khi nhấn vào hyperlink sẽ gửi thý cho ðịa chỉ này.
5. Tại mục Subject, bạn nhập tiêu ðề thý. Nhấn OK.

Tạo một hyperlink ðến vị trí bất kỳ trong tài liệu hay trang Web hiện hành

Ðể sử dụng tính nãng này, trýớc hết bạn cần ðánh dấu vị trí ðích muốn liên kết ðến trong tài liệu hiện hành.
* Chèn một bookmark:
1. Trong tài liệu hiện hành, chọn ðoạn text hay ðối týợng mà bạn muốn gán một bookmark.
2. Trong thẻ Insert, nhóm Links, bạn nhấn nút Bookmark.
3. Cửa sổ Bookmark xuất hiện. Tại Bookmark name, bạn gõ vào một tên ðể nhận dạng bookmark này (lýu ý, tên không ðýợc chứa khoảng trắng). Nhấn Add ðể thêm vào.

* Thêm liên kết ðến bookmark:
1. Chọn text hoặc ðối týợng mà bạn muốn hiển thị nhý một hyperlink.
2. Nhấn chuột phải và chọn Hyperlink trong menu ngữ cảnh.
3. Bên dýới mục Link to, bạn nhấn nút Place in This Document.
4. Trong danh sách bạn chọn một bookmark muốn liên kết ðến. Nhấn OK.

Tạo một hyperlink ðến vị trí bất kỳ trong tài liệu hay trang Web khác (không phải trang hiện hành)

1. Trýớc tiên bạn tạo những bookmark trong file ðích (file mà bạn sẽ liên kết ðến) týõng tự cách ở trên.
2. Mở tài liệu nguồn, chọn ðoạn text hay ðối týợng muốn hiển thị là hyperlink.
3. Nhấn chuột phải, chọn Hyperlink trong menu ngữ cảnh.
4. Bên dýới mục Link to, nhấn nút Existing File or Web Page.
5. Tại khung Look in, bạn duyệt ðến file ðích muốn liên kết ðến.
6. Nhấn nút Bookmark, sau ðó chọn những bookmark muốn liên kết ðến trong tài liệu ðích. Nhấn OK.

Gỡ bỏ một hyperlink
Bạn nhấn chuột phải vào hyperlink muốn gỡ bỏ, chọn Remove Hyperlink trong menu ngữ cảnh.

Áp dụng nhanh một kiểu mẫu (Quick Style)

Áp dụng một kiểu mẫu
1. Chọn ðoạn text bạn muốn áp dụng kiểu mẫu.
2. Trong thẻ Home, nhóm Styles, nhấn chuột vào một kiểu mà bạn thích. Nếu không thấy kiểu ðịnh dạng mà mình mong muốn, bạn nhấn nút More ðể mở rộng khung Quick Styles.

Ví dụ, bạn muốn ðoạn text ðang chọn ðýợc áp dụng kiểu tiêu ðề, nhấn nút Title trong khung danh sách.
Bạn có thể xem trýớc kiểu ðịnh dạng ðýợc áp dụng nhý thế nào bằng cách rê chuột vào từng kiểu mình muốn xem, nó sẽ áp dụng “thử” với ðoạn text bạn ðang chọn.

Tạo một kiểu mẫu

1. Chọn ðoạn text mà bạn muốn tạo một kiểu mới. Ví dụ, bạn muốn tạo một ðịnh dạng in ðậm, chữ màu ðỏ.
2. Trong thẻ Home, nhóm Font, bạn lần lýợt in ðậm (nhấn nút B) và tô ðỏ chữ (chọn màu từ nút Font Color).
3. Nhấn chuột phải vào vùng chọn, trỏ tới Styles, và nhấn Save Selection as a New Quick Style.
4. Nhập vào tên của style mới (chẳng hạn Style 1) và nhấn OK.

Lập tức kiểu chữ mới tạo sẽ nằm gọn trong nhóm Styles ở thẻ Home, sẵn sàng ðể bạn sử dụng.

Thay ðổi kiểu mẫu
1. Ðịnh dạng ðoạn text theo ý thích của bạn.
2. Trong thẻ Home, nhóm Styles, nhấn chuột phải vào style mà bạn muốn thay ðổi, chọn Update to Match Selection.
Trong tài liệu, tất cả những ðoạn text ðã ðýợc áp dụng kiểu này trýớc ðó sẽ ðýợc cập nhật lại với ðịnh dạng mới.

Gỡ bỏ một kiểu mẫu
1. Trong thẻ Home, nhóm Styles, bạn nhấn chuột phải vào kiểu mẫu muốn gỡ bỏ.
2. Chọn Remove from Quick Styles gallery.

Cài ðặt ðiểm dừng tab (Tab stops)
Ðể cho việc cài ðặt tab ðýợc thuận tiện, bạn nên cho hiển thị thýớc ngang trên ðỉnh tài liệu bằng cách nhấn nút View Ruler ở ðầu trên thanh cuộn dọc.

Bạn có thể nhanh chóng chọn tab bằng cách lần lýợt nhấn vào ô tab selector – là ô giao nhau giữa thýớc dọc và thýớc ngang (ở góc trên bên trái trang tài liệu) cho ðến khi chọn ðýợc kiểu tab mong muốn, sau ðó nhấn chuột vào thanh thýớc ngang nõi bạn muốn ðặt tab.

Tùy từng trýờng hợp cụ thể mà bạn có thể sử dụng một trong các loại tab sau:
Tab trái: Ðặt vị trí bắt ðầu của ðoạn text mà từ ðó sẽ chạy sang phải khi bạn nhập liệu.
Tab giữa: Ðặt vị trí chính giữa ðoạn text. Ðoạn text sẽ nằm giữa vị trí ðặt tab khi bạn nhập liệu.
Tab phải: Nằm ở bên phải cuối ðoạn text. Khi bạn nhập liệu, ðoạn text sẽ di chuyển sang trái kể từ vị trí ðặt tab.
Tab thập phân: Khi ðặt tab này, những dấu chấm phân cách phần thập phân sẽ nằm trên cùng một vị trí.
Bar Tab: Loại tab này không ðịnh vị trí cho text. Nó sẽ chèn một thanh thẳng ðứng tại vị trí ðặt tab.
Nếu bạn muốn ðặt ðiểm dừng tab tại vị trí phù hợp mà không thể xác ðịnh chính xác khi nhấn chuột lên thanh thýớc ngang, hoặc bạn muốn chèn ký tự ðặc biệt trýớc tab, bạn có thể dùng hộp thoại Tabs bằng cách nhấn ðúp chuột vào bất kỳ ðiểm dừng tab nào trên thanh thýớc.

Sau khi cài ðặt ðiểm dừng tab xong, bạn có thể nhấn phím Tab ðể nhảy ðến từng ðiểm dừng trong tài liệu.

(Theo Nguyễn Hồng Phúc/e-CHÍP)