Ky 5

Phố biến kiến thức: Chinh phục Word 2007...(kỳ V)

Ðịnh dạng chữ trong Word 2007

In ðậm

1. Chọn ðoạn text mà bạn muốn in ðậm, ðýa con trỏ chuột vào vùng chọn cho ðến khi xuất hiện thanh công cụ Mini.
2. Nhấn nút Bold (B).
Bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Ctrl+B.
Lýu ý, nhấn Bold (hoặc Ctrl+B) lần nữa nếu bạn muốn bỏ in ðậm.

In nghiêng
Thực hiện týõng tự nhý in ðậm, nhýng thay vì nhấn nút Bold thì bạn nhấn nút Italic (phím tắt Ctrl+I).

Gạch dýới ðoạn text
Nhấn Ctrl+U ðể gạch dýới ðoạn text ðang chọn. Nhấn Ctrl+U lần nữa ðể bỏ gạch dýới.
Ngoài ra còn có nhiều kiểu gạch dýới khác:
- Gạch dýới các từ, trừ khoảng trắng:
- Gạch ðôi ở dýới từ:
- Ðýờng gạch dýới trang trí:

* Gạch dýới các từ, trừ khoảng trắng:
1. Chọn ðoạn text bạn muốn gạch dýới.
2. Tại thẻ Home, nhóm Font, ban nhấn nút mũi tên ở góc dýới bên phải.
3. Trong hộp Underline style, bạn chọn Word only. Nhấn OK.

* Gạch ðôi ở dýới từ:
Thực hiện býớc 1, 2 týõng tự trên.
3. Trong hộp Underline style, bạn chọn biểu týợng dòng ðôi. Nhấn OK.

* Ðýờng gạch dýới trang trí:
Thực hiện býớc 1, 2 týõng tự trên.
3. Trong hộp Underline style, bạn chọn kiểu mình thích.
4. Ðể ðổi màu của ðýờng gạch dýới, nhấn chuột vào hộp Underline color và chọn màu mình thích. Nhấn OK.

Ðổi màu chữ
1. Chọn ðoạn text bạn muốn ðổi màu, di chuyển con trỏ chuột vào vùng chọn ðể xuất hiện thanh công cụ Mini.
2. Nhấn nút Font Color và chọn màu mình thích.

Ðổi kích cỡ chữ
1. Chọn ðoạn text, di chuyển con trỏ chuột vào ðể xuất hiện thanh công cụ Mini.
2. Ðể tãng kích cỡ chữ, bạn nhấn nút Grow Font (phím tắt Ctrl+Shift+>). Ðể giảm kích cỡ chữ, nhấn nút Shrink Font (phím tắt Ctrl+Shift+<).

Bật sáng (Highlight) ðoạn text

Bật sáng ðoạn text ðể làm nó trông nổi bật hõn. Cách thực hiện:
1. Tại thẻ Home, nhóm Font, bạn nhấn vào mũi tên bên cạnh nút Text Highlight Color .
2. Chọn một màu dùng ðể tô sáng mà bạn thích (thýờng là màu vàng).
3. Dùng chuột tô chọn ðoạn text muốn bật sáng.
4. Muốn ngừng chế ðộ bật sáng, bạn nhấn chuột vào mũi tên cạnh nút Text Highlight Color , chọn Stop Highlighting, hoặc nhấn ESC.

Gỡ bỏ chế ðộ bật sáng
1. Chọn ðoạn text muốn gỡ bỏ chế ðộ bật sáng.
2. Trong thẻ Home, nhóm Font, bạn nhấn chuột vào mũi tên cạnh nút Text Highlight Color.
3. Chọn No Color.

Tìm kiếm nhanh những dòng chữ ðýợc bật sáng
1. Trong thẻ Home, nhóm Editing, nhấn nút Find.
2. Nếu bạn không thấy nút Format, hãy nhấn nút More.
3. Nhấn nút Format, sau ðó chọn Highlight.
4. Nhấn Find Next.

Tạo một chữ hoa thụt cấp (Dropped Cap)

Có 2 chế ðộ:
1. Dropped cap.
2. In-margin dropped cap.

Cách thực hiện:
1. Nhấn chuột vào ðoạn vãn bản mà bạn muốn bắt ðầu bằng một chữ hoa thụt cấp.
2. Trong thẻ Insert, nhóm Text, bạn nhấn nút Drop Cap.
3. Chọn tiếp chế ðộ Dropped hoặc In margin tùy ý.

Ðịnh dạng chỉ số trên (Superscript), chỉ số dýới (Subscript)

1. Chỉ số trên (Superscript); 2. Chỉ số dýới (Subscript).

Chọn ðoạn text cần ðịnh dạng. Trong thẻ Home, nhóm Font, bạn nhấn nút Superscript (phím tắt Ctrl+Shift+=) ðể ðịnh dạng chỉ số trên, hoặc nhấn nút Subscript (phím tắt Ctrl+=) ðể ðịnh dạng chỉ số dýới.

Canh chỉnh vãn bản

Canh trái, phải, giữa, hoặc canh ðều hai bên

1. Chọn ðoạn vãn bản bạn muốn canh chỉnh.
2. Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Align Left ðể canh lề trái, nhấn Align Right ðể canh phải, nhấn nút Center ðể canh giữa (giữa 2 lề trái và phải), hay nhấn nút Justify ðể canh ðều hai bên.

Canh chỉnh nhiều chế ðộ trên cùng 1 dòng

1. Chuyển chế ðộ xem vãn bản là Print Layout hoặc Web Layout (Trong thẻ View, nhóm Document Views, chọn nút Print Layout hoặc Web Layout).
2. Nhấn chuột vào dòng mới và thực hiện nhý sau:
- Chèn ðoạn text canh trái: Di chuyển con trỏ chuột chữ I sang trái cho ðến khi con trỏ biến thành biểu týợng , nhấn ðúp chuột và gõ vào ðoạn text.
- Chèn ðoạn text canh giữa: Di chuyển con trỏ chuột chữ I vào khoảng giữa dòng cho ðến khi bạn thấy biến thành biểu týợng . Nhấn ðúp chuột và gõ vào ðoạn text.
- Chèn ðoạn text canh phải: Di chuyển con trỏ chuột chữ I sang phải cho ðến khi con trỏ biến thành biểu týợng , nhấn ðúp chuột và gõ vào ðoạn text.

Thay ðổi các canh chỉnh theo chiều dọc ðoạn text

1. Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dýới bên phải.
2. Trong hộp thoại Page Setup, nhấn vào thẻ Layout. Tại mục Vertical alignment, bạn chọn một loại canh chỉnh mình thích (Top, Center, Justified, Bottom).
3. Tại mục Apply to, bạn chọn phạm vi áp dụng là Whole document (toàn vãn bản), This section (vùng hiện tại), hay This point forward (kể từ ðây trở về sau). Nhấn OK.

Canh giữa lề trên và lề dýới

1. Chọn ðoạn vãn bản bạn muốn canh giữa so với lề trên và lề dýới.
2. Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dýới bên phải.
3. Trong hộp thoại Page Setup, nhấn vào thẻ Layout. Tại mục Vertical alignment, bạn chọn Center.
4. Tại mục Apply to, chọn Selected text. Nhấn OK.

Thụt lề dòng ðầu tiên của ðoạn

1. Nhấn chuột vào ðoạn mà bạn muốn thụt lề dòng ðầu tiên.
2. Trong thẻ Page Layout, nhấn vào nút mũi tên góc dýới bên phải của nhóm Paragraph.
3. Ở hộp thoại Paragraph, chọn thẻ Indents and Spacing. Tại mục Special, bạn chọn First line. Tại mục By, chọn khoảng cách thụt vào. Nhấn OK.

Ðiều chỉnh khoảng cách thụt lề của toàn bộ ðoạn

1. Chọn ðoạn vãn bản muốn ðiều chỉnh.
2. Tại thẻ Page Layout, nhóm Paragraph, nhấn chuột vào mũi tên lên, xuống bên cạnh mục Left ðể tãng, giảm khoảng cách thụt lề trái, hay tại mục Right ðể ðiều chỉnh thụt lề phải.

Thụt dòng tất cả, trừ dòng ðầu tiên của ðoạn

1. Chọn ðoạn vãn bản mà bạn muốn ðiều chỉnh.
2. Trên thanh thýớc ngang, hãy nhấn chuột vào dấu Hanging Indent và rê ðến vị trí bạn muốn bắt ðầu thụt dòng.
Nếu bạn không thấy thanh thýớc ngang ðâu cả, hãy nhấn nút View Ruler ở phía trên của thanh cuộn dọc ðể hiển thị nó.

Tạo một thụt âm

Thay vì thụt dòng vào trong, bạn có thể ðiều chỉnh thụt ra ngoài so với lề trái bằng cách:
1. Chọn ðoạn vãn bản mà bạn muốn mở rộng sang trái.
2. Tại thẻ Page Layout, nhóm Paragraph, nhấn nút mũi tên hýớng xuống trong mục Left cho ðến khi ðoạn vãn bản nằm ở vị trí bạn vừa ý.

Thay ðổi khoảng cách trong vãn bản

Tạo khoảng cách ðôi giữa các dòng cho toàn bộ tài liệu

Khoảng cách mặc ðịnh giữa các dòng cho bất kỳ tài liệu trống nào là 1.15. Bạn có thể tạo khoảng cách ðôi (2) nếu muốn bằng cách sau:
1. Trong thẻ Home, nhóm Styles, nhấn chuột phải vào nút Normal, chọn Modify.
2. Bên dýới nhóm Formatting, nhấn nút Double Space. Nhấn OK.

Thay ðổi khoảng cách dòng cho ðoạn vãn bản ðang chọn

1. Chọn ðoạn vãn bản muốn thay ðổi.
2. Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Line Spacing.
3. Chọn khoảng cách bạn muốn, chẳng hạn 2.0

Ghi chú: Nếu muốn ðặt nhiều khoảng cách giữa các dòng nhýng khoảng cách này không có trong menu xuất hiện khi nhấn nút Line Spacing, bạn hãy chọn Line Spacing Options, và nhập vào khoảng cách mà bạn thích.

Các kiểu khoảng cách dòng mà Word hỗ trợ:

- Single (dòng ðõn). Tùy chọn này hỗ trợ font lớn nhất trong dòng ðó, thêm vào một lýợng khoảng trống nhỏ bổ sung. Lýợng khoảng trống bổ sung tùy thuộc vào font chữ mà bạn ðang sử dụng.
- 1.5 lines: Gấp 1,5 lần khoảng cách dòng ðõn.
- Double: Gấp 2 lần khoảng cách dòng ðõn.
- At least: Lựa chọn này xác lập khoảng cách dòng tối thiểu cần thiết ðể phù hợp với font hoặc ðồ họa lớn nhất trên dòng.
- Exactly: Cố ðịnh khoảng cách dòng và Word sẽ không ðiều chỉnh nếu sau ðó bạn tãng hoặc giảm cỡ chữ.
- Multiple: Xác lập khoảng cách dòng tãng hoặc giảm theo tỉ lệ % so với dòng ðõn mà bạn chỉ ðịnh. Ví dụ, nhập vào 1.2 có nghĩa là khoảng cách dòng sẽ tãng lên 20% so với dòng ðõn.

Thay ðổi khoảng cách trýớc hoặc sau các ðoạn

1. Chọn ðoạn vãn bản bạn muốn thay ðổi khoảng cách trýớc hoặc sau nó.
2. Trong thẻ Page Layout, nhóm Paragraph, bạn nhấn chuột vào mũi tên cạnh mục Before (trýớc) hoặc After (sau) ðể thay ðổi bằng giá trị bạn muốn.

Thay ðổi khoảng cách giữa các ký tự

1. Chọn ðoạn vãn bản mà bạn muốn thay ðổi.
2. Trong thẻ Home, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dýới phải của nhóm Font ðể mở hộp thoại Font.
3. Nhấn chọn thẻ Character Spacing ở hộp thoại này. Trong mục Spacing, nhấn Expanded ðể  mở rộng hay Condensed ðể thu hẹp khoảng cách và chỉ ðịnh số khoảng cách trong mục By.

Co dãn vãn bản theo chiều ngang

1. Chọn ðoạn vãn bản bạn muốn cãng ra hoặc thu lại.
2. Trong thẻ Home, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dýới phải của nhóm Font ðể mở hộp thoại Font.
3. Nhấn chọn thẻ Character Spacing ở hộp thoại này. Tại mục Scale, nhập vào tỉ lệ % mà bạn muốn. Nếu tỉ lệ này lớn hõn 100% thì ðoạn vãn bản sẽ ðýợc kéo ra, ngýợc lại, nó sẽ ðýợc thu lại.

Ðánh dấu sự thay ðổi và ghi chú trong tài liệu

Theo dõi sự thay ðổi trong khi chỉnh sửa

1. Mở tài liệu mà bạn muốn theo dõi.
2. Trong thẻ Review, nhóm Tracking, nhấn nút Track Changes.
3. Thay ðổi tài liệu theo ý bạn (chèn, xóa, di chuyển hay ðịnh dạng vãn bản...). Lập tức ở bên hông trang tài liệu sẽ xuất hiện những bong bóng hiển thị sự thay ðổi này.

Tắt chế ðộ theo dõi sự thay ðổi

Trong thẻ Review, nhóm Tracking, nhấn vào nút Track Changes một lần nữa ðể tắt chế ðộ theo dõi trong khi chỉnh sửa.

Thay ðổi cách Word ðánh dấu

- Bạn có thể ðổi màu và những ðịnh dạng mà Word dùng ðể ðánh dấu sự ðổi trong tài liệu bằng cách nhấn vào mũi tên bên cạnh nút Track Changes, và nhấn chọn mục Change Tracking Options.
- Nếu bạn muốn xem tất cả những thay ðổi ngay trong tài liệu thay vì hiển thị những bong bóng bên hông tài liệu, ở nhóm Tracking, nhấn vào nút Ballons, sau ðó chọn Show all revisions inline.
- Ðể làm nổi bật vùng hiển thị những bong bóng (bên lề tài liệu), hãy nhấn nút Show Markup và chọn Markup Area Highlight.

Chèn một ghi chú

1. Chọn ðoạn text hoặc ðối týợng bất kỳ trong tài liệu bạn muốn ghi chú.
2. Trong thẻ Review, nhóm Comments, nhấn nút New Comment.
3. Nhập vào ghi chú của bạn trong bong bóng hiển thị ở khung bên cạnh tài liệu.

Xóa ghi chú

- Ðể xóa một ghi chú, nhấn chuột phải vào ghi chú ðó, chọn Delete Comment.
- Ðể xóa nhanh tất cả ghi chú trong tài liệu, nhấn chuột vào một ghi chú bất kỳ. Trong thẻ Review, nhóm Comments, nhấn vào mũi tên bên dýới nút Delete và chọn Delete All Comments in Document.

Thay ðổi ghi chú

1. Nếu các ghi chú không hiển thị trong tài liệu, bạn nhấn nút Show Markup trong nhóm Tracking của thẻ Review, sau ðó ðánh dấu chọn Comments.
2. Nhấn chuột vào bên trong một bong bóng có ghi chú cần sửa. Sau ðó sửa lại nội dung theo ý bạn.

Thay ðổi tên ngýời ghi chú

Bên cạnh mỗi ghi chú luôn có tên của ngýời sử dụng. Nếu bạn muốn thay ðổi tên này, hãy thực hiện nhý sau:
1. Trong thẻ Review, nhóm Tracking, nhấn chuột vào mũi tên bên dýới nút Track Changes, sau ðó chọn mục Change User Name.
2. Trong hộp thoại xuất hiện, bên dýới mục Personalize..., bạn nhập vào tên của mình, sau ðó nhấn OK.

Lýu ý là những ghi chú kể từ bây giờ trở ði mới có tác dụng với tên mới.

In tài liệu kèm theo ghi chú và những ðánh dấu thay ðổi

1. Nhấn nút Microsoft Office Button , sau ðó chọn Print.
2. Trong hộp thoại Print, tại mục Print what, chọn Document showing markup và nhấn OK.

In danh sách những thay ðổi trong tài liệu

1. Nhấn nút Microsoft Office Button , sau ðó chọn Print.
2. Trong hộp thoại Print, tại mục Print what, chọn List of markup và nhấn OK.

Không in những ðánh dấu thay ðổi và ghi chú

1. Nhấn nút Microsoft Office Button , sau ðó chọn Print.
2. Trong hộp thoại Print, tại mục Print what, chọn Document và nhấn OK.

(Theo Nguyễn Hồng Phúc/e-CHÍP)