Ky 6

Phố biến kiến thức: Chinh phục Word 2007...(kỳ cuối)
 

 Dùng tính nãng Bullets - Numbering ðể ðánh dấu / ðánh số tự ðộng

 
 Tạo danh sách ðánh dấu (bullet) hay ðánh số (number) tự ðộng 1 cấp
 
 1. Gõ vào dấu * ðể bắt ðầu một danh sách các ðánh dấu ðầu dòng hoặc nhập 1. ðể bắt ðầu một danh sách ðánh số tự ðộng, sau ðó nhấn phím cách (space bar) hoặc phím Tab.
 2. Nhập bất cứ chữ nào bạn muốn.
 3. Nhấn phím Enter. Word sẽ tự ðộng chèn thêm một dấu bullet hoặc số thứ tự tiếp theo.
 4. Ðể kết thúc việc ðánh dấu, ðánh số tự ðộng, nhấn Enter hai lần hoặc nhấn phím Backspace ðể xóa dấu bullet hoặc số cuối cùng.
 
 Nếu chức nãng ðánh dấu / ðánh số tự ðộng không có hiệu lực, bạn bật nó lên bằng cách sau:
 
 1. Nhấn nút Microsoft Office Button , sau ðó chọn Word Options.
 2. Nhấn Proofing.
 3. Nhấn nút AutoCorrect Options, sau ðó nhấn vào thẻ AutoFormat As You Type.
 4. Bên dýới nhóm Apply as you type, bạn ðánh dấu chọn vào 2 mục Automatic bulleted lists và Automatic numbered lists. Nhấn OK ðể ðóng các hộp thoại lại.

 
 Thêm dấu bullet hay numbering vào trong danh sách
 
 1. Chọn một mục bạn muốn thêm vào.
 2. Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Bullets hoặc nút Numbering .
 
 Ghi chú: Bạn có thể tìm thấy nhiều kiểu bullet hoặc kiểu số khác bằng cách nhấn vào mũi tên bên cạnh nút Bullets / Numbering.
 
 Giãn khoảng cách giữa các mục trong danh sách Bullets / Numbering

 
 1. Trong thẻ Home, nhóm Styles, nhấn chuột vào mũi tên hýớng xuống bên cạnh phải ðể mở rộng danh sách Styles. Sau ðó nhấn chuột phải vào kiểu List Paragraph, chọn Modify.
 2. Trong hộp thoại Modify Style, nhấn nút Format, chọn Paragraph.
 3. Bỏ chọn mục Don’t add space between paragraphs of the same style. Nhấn OK ðể ðóng các hộp thoại lại.

  Chuyển danh sách Bullets / Numbering từ một cấp sang ða cấp
 
 1. Nhấn chuột vào một mục trong danh sách mà bạn muốn chuyển nó thành một cấp khác.
 2. Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn vào mũi tên bên cạnh nút Bullets hoặc Numbering, chọn Change List Level và chọn một cấp bạn muốn.
 
 Thêm các bullets hình ảnh hoặc biểu týợng vào danh sách
 
 1. Chọn mục mà bạn muốn bổ sung các bullets hình ảnh hay các biểu týợng.
 2. Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn vào mũi tên bên cạnh nút Bullets.
 3. Chọn Define New Bullet. Trong hộp thoại Define New Bullet, bạn nhấn nút Symbol (biểu týợng) hay Picture (hình ảnh) tùy mục ðích.
 4. Chọn hình ảnh hoặc biểu týợng bạn muốn sử dụng, sau ðó nhấn OK hai lần.

 
 Thêm một bullet hình ảnh hoặc biểu týợng vào trong thý viện Bullet
 
 1. Mở tài liệu có chứa biểu týợng bullet mà bạn muốn thêm vào thý viện.
 2. Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn vào mũi tên cạnh nút Bullets.
 3. Bên dýới nhóm Document Bullets, nhấn chuột phải vào kiểu bullet mà bạn muốn thêm vào thý viện, sau ðó chọn Add to Library.
 
 Xóa một kiểu ra khỏi thý viện Bullet

 
 1. Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn vào mũi tên bên cạnh nút Bullets.
 2. Bên dýới nhóm Bullet Library, nhấn chuột phải vào một kiểu bạn muốn loại bỏ khỏi danh sách, sau ðó chọn mục Remove.
 
 Tạo danh sách các ô ðánh dấu chọn (checklist)
 
 Khi tạo một tài liệu dạng trắc nghiệm, chắc chắn bạn phải thiết kế những ô ðánh dấu ðể ngýời dùng ðánh dấu vào . Có 2 dạng ðánh dấu trong tài liệu: một dạng là dùng ðem ði in (ðể ngýời dùng ðánh dấu vào giấy), dạng thứ hai là cho ngýời dùng ðánh dấu trực tiếp trong nội dung file.

 
 Tạo một checklist ðể ðem ði in
 
 Có 2 cách cõ bản ðể tạo một checklist ðem ði in:
 
 - Nếu tài liệu của bạn không chứa nhiều kiểu bullets khác nhau, bạn có thể sử dụng cách tạo một danh sách bullets tùy biến ðịnh dạng.
 - Nếu tài liệu của bạn có sẵn nhiều ðịnh dạng bullets khác nhau, bạn có thể ngãn ngừa các bullets cũ thay ðổi bằng cách tạo một danh sách checklist trong bảng.
 
 Tạo checklist bằng tính nãng tùy biến ðịnh dạng bullets
 
 1. Nhập vào những mục trong danh sách của bạn.
 2. Chọn danh sách này.
 3. Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn vào mũi tên cạnh nút Bullets.
 4. Chọn Define New Bullet.
 5. Nhấn nút Symbol.
 6. Trong hộp thoại Font, chọn một font biểu týợng ðã cài sẵn trên máy, ví dụ nhý font Wingdings.
 7. Nhấn ðúp chuột vào biểu týợng check box mà bạn muốn chèn vào tài liệu. Nhấn OK.

 
 Tạo bảng ðể ngãn ngừa các bullets cũ thay ðổi khi tạo checklist
 
 Býớc 1: Tạo bảng
 
 1. Trong thẻ Insert, nhóm Tables, nhấn nút Table.
 2. Chọn Insert Table.
 3. Tại mục Number of columns, bạn nhập 2.
 4. Tại mục Number of rows, nhập vào số dòng bạn muốn, lýu ý là mỗi dòng chứa một khoản mục chọn trong checklist.
 5. Nhấn OK.
 
 Býớc 2: Chèn những ô check box và nhập liệu
 
 1. Nhấn vào ô ðầu tiên ở trên bên trái trong bảng.
 2. Trong thẻ Insert, nhóm Symbols, nhấn nút Symbol và chọn More Symbols.
 3. Nhấn vào thẻ Symbols.
 4. Trong hộp Font, chọn một font biểu týợng ðã cài trên máy, chẳng hạn font Wingdings.
 5. Nhấn ðúp chuột vào biểu týợng check box mà bạn muốn .
 6. Nhấn Close.
 7. Nhấn chuột vào ô kế tiếp mà bạn muốn chèn một check box, nhấn tổ hợp phím Ctrl+Y, bạn sẽ thấy một check box mới xuất hiện.
 8. Sau khi chèn các ô check box mà bạn muốn, nhấn chuột vào ô ðầu tiên ở trên bên phải và nhập vào các khoản mục týõng ứng với các check box ðã tạo.

 
 Býớc 3: Trau chuốt lại bố cục
 
 1. Nhấn chuột phải vào bảng, trỏ ðến mục AutoFit và chọn AutoFit to Contents.
 2. Nhấn chuột phải vào bảng, chọn Table Properties. Sau ðó mở thẻ Table trong hộp thoại mới xuất hiện.
 3. Nhấn nút Options, ở hộp Left, Right, nhập vào khoảng cách giữa check box và ðoạn text bên cạnh, ví dụ .02 inches. Nhấn OK.
 4. Trong thẻ Table, nhấn nút Borders and Shading, sau ðó nhấn vào thẻ Borders.
 5. Bên dýới mục Setting, nhấn None, và nhấn OK hai lần ðể ðóng các hộp thoại lại.

 
 Ghi chú: Sau khi bạn bỏ ðýờng viền của bảng, bạn sẽ vẫn thấy một ðýờng viền ðứt khúc, tuy nhiên bạn có thể yên tâm là ðýờng viền này sẽ không ðýợc hiển thị khi in. Nếu bạn muốn những ðýờng viền ðứt khúc này biến mất hoàn toàn, bạn có thể nhấn nút View Gridlines ở nhóm Table của thẻ Layout bên dýới Table Tools.

 
 Cách tạo ô ðánh dấu ðể ngýời dùng ðánh dấu trực tiếp vào nội dung file.
 
 Býớc 1: Tạo bảng
 1. Trong thẻ Insert, nhóm Tables, nhấn nút Table, sau ðó chọn Insert Table.
 2. Trong hộp Number of columns, gõ vào 2.
 3. Trong hộp Number of rows, nhập vào số dòng mà bạn muốn, mỗi dòng là một mục chọn trong danh sách sẽ tạo. Nhấn OK.

 
 Býớc 2: Chèn vào những ô check box và nhập liệu
 Ðể thêm vào những ô cho phép ngýời dùng ðánh dấu check trực tiếp trong file, bạn cần sử dụng thẻ Developer.
 
 * Hiện thẻ Developer
 1. Nhấn nút Microsoft Office Button , chọn Word Options.
 2. Trong hộp thoại xuất hiện, chọn mục Popular ở khung bên trái.
 3. Ðánh dấu chọn mục Show Developer tab in the Ribbon. Nhấn OK.

 
 * Thêm vào các ô check box
 1. Nhấn vào ô ðầu tiên bên trái của bảng.
 2. Trong thẻ Developer, nhóm Controls, nhấn nút Legacy Tools .
 3. Bên dýới Legacy Forms, chọn Check Box Form Field .
 Ghi chú: Nếu ô check box có nền màu xám, bạn nhấn nút Legacy Tools , chọn Form Field Shading ðể gỡ bỏ nền xám ðó ði.
 4. Nhấn vào ô kế tiếp, nõi bạn muốn chèn tiếp một check box. Sau ðó nhấn Ctrl+Y ðể chèn check box vào.
 5. Sau khi ðã chèn xong hết các check box, bạn nhấn chuột vào ô ðầu tiên bên phải của bảng và nhập vào các khoản mục týõng ứng với từng check box bên trái.
 
 Býớc 3: Hoàn thiện lại bố cục

 1. Nhấn chuột phải vào bảng, trỏ ðến mục AutoFit và chọn AutoFit to Contents.
 2. Nhấn chuột phải vào bảng, chọn Table Properties. Sau ðó mở thẻ Table trong hộp thoại mới xuất hiện.
 3. Nhấn nút Options, ở hộp Left, Right, nhập vào khoảng cách giữa check box và ðoạn text bên cạnh, ví dụ .02 inches. Nhấn OK.
 4. Trong thẻ Table, nhấn nút Borders and Shading, sau ðó nhấn vào thẻ Borders.
 5. Bên dýới mục Setting, nhấn None, và nhấn OK hai lần ðể ðóng các hộp thoại lại.

 
 Býớc 4: Khóa form
 Ðể ngýời dùng có thể ðánh dấu chọn trực tiếp vào file tài liệu, bạn cần khóa form lại. Lýu ý, khi khóa form lại bạn không thể chỉnh sửa chữ cũng nhý bố cục của tài liệu, do ðó hãy ðảm bảo thực hiện býớc này sau cùng.
 1. Nhấn vào nút Design Mode trong nhóm Controls của thẻ Developer ðể tắt chế ðộ Design.
 2. Trong thẻ Developer, nhóm Protect, nhấn nút Protect Document, sau ðó chọn Restrict Formatting and Editing.

 3. Trong khung Protect Document, bên dýới Editing restrictions, ðánh dấu chọn Allow only this type of editing in the document.
 4. Trong combo box bên dýới, chọn Filling in forms.
 5. Bên dýới Start enforcement, nhấn nút Yes, Start Enforcing Protection.
 6. Ðể ðặt mật khẩu, không cho ngýời dùng gỡ bỏ chế ðộ bảo vệ, hãy nhập vào mật khẩu trong ô Enter new password (optional) và xác nhận lại mật khẩu ở ô bên dýới.

 
Bây giờ bạn có thể gửi file tài liệu này cho ngýời dùng ðánh dấu chọn vào, sau ðó họ lýu lại và gửi lại cho bạn. Rất hữu ích nếu bạn muốn thực hiện một cuộc thãm dò khảo sát nào ðó qua e-mail...
 
(Theo Nguyễn Hồng Phúc/e-CHÍP)